Nghiệp vụ văn phòng

Ứng dụng của chữ ký số trong doanh nghiệp

August 2nd, 2022
254

Khái niệm chữ ký số không còn xa lạ trong kinh doanh. Tuy nhiên trên thực tế, khi mới sử dụng chữ ký số, nhiều doanh nghiệp và kế toán vẫn còn lúng túng với nhiều câu hỏi: Chữ ký số là gì? Sử dụng như thế nào? Tính bảo mật ra sao?

Chữ ký số có thể ứng dụng rộng rãi trong nghiệp vụ doanh nghiệp

Chữ ký số có thể được sử dụng thay thế chữ ký tay trong tất cả các trường hợp giao dịch thương mại điện tử trong môi trường số, bao gồm:

Sử dụng chữ ký số trong các giao dịch thư điện tử, ký vào các email để các đối tác, khách hàng của bạn biết có phải bạn là người gửi thư không. Sử dụng chữ ký số để thanh toán online, chuyển tiền trực tuyến mà không sợ bị mất cắp tiền như với đối với các tài khoản VISA, Master.

Các đối tác có thể ký hợp đồng kinh tế hoàn toàn trực tuyến không cần gặp mặt trực tiếp với nhau, chỉ cần ký vào file hợp đồng và gửi qua email. Dùng để kê khai, nộp thuế trực tuyến, khai báo hải quan và thông quan trực tuyến mà không phải mất thời gian in các tờ khai, trình ký đóng dấu đỏ của công ty rồi đến cơ quan thuế xếp hàng và ngồi đợi để nộp tờ khai này. Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số giúp việc ký kết văn bản có thể diễn ra ở bất cứ đâu, không bị giới hạn bởi khoảng cách địa lý.

Trường hợp: Người nộp thuế thực hiện hoạt động kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật. Căn cứ pháp lý: Khoản 10 Điều 17 Luật quản lý thuế 2019.

Lợi ích của ứng dụng chữ ký số trong doanh nghiệp

Tối ưu chi phí, thời gian

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc sử dụng chữ ký số trở thành nhu cầu thiết yếu. Bởi, FPT giúp doanh nghiệp tối ưu được quy trình làm việc của mình. Các văn bản, hợp đồng, tài liệu được điện tử hoá.

Doanh nghiệp sẽ không còn phải tốn chi phí cho các hoạt động in ấn, lưu trữ và tìm kiếm. Ngoài ra, các doanh nghiệp khi ứng dụng chữ ký số còn dễ dàng hơn khi thực hiện các giao dịch thương mại điện tử vừa đảm bảo bảo mật thông tin mà còn tiết kiệm công sức, thời gian di chuyển, thực hiện các thủ tục giấy tờ.

An toàn tuyệt đối

Kỹ thuật công nghệ của chữ ký số là dựa trên hạ tầng mã hóa công khai (PKI), trong đó phần quan trọng nhất là thuật toán mã hóa công khai RSA. Với công nghệ này, đảm bảo chữ ký số khi được một người dùng nào đó tạo ra là duy nhất, không thể giả mạo được và chỉ có người sở hữu khóa bí mật mới có thể tạo ra được chữ ký số đó.

Lưu trữ tập trung nhiều chứng từ trên cùng một nền tảng

Khi chứng từ đã được ký xong, toàn bộ dữ liệu sẽ được lưu trữ trên nền tảng. Việc này giúp bảo mật thông tin và trích xuất chứng từ một cách đơn giản. Mặt khác, khi đã tích hợp quy trình, các chứng từ sẽ được phân biệt bằng các thẻ, chứng từ này gắn với phòng ban nào, của dự án nào, công việc nào, ai thực hiện…

Khi tìm kiếm chỉ cần điền các trường thông tin là sẽ thấy. Điều này giúp rút ngắn thời gian hơn rất nhiều so với việc thao tác trên nhiều phần mềm khác nhau hoặc thao tác trên giấy tờ thủ công.

Mong rằng những chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu hơn về chữ ký số cũng như những điều cần lưu ý khi sử dụng chúng trong thực tế. Giúp doanh nghiệp chủ động và hạn chế việc mất thời gian, công sức hơn trong quá trình sử dụng.

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ

19006625

Hotroca@fpt.com.vn

esign.fpt.com.vn