Nghiệp vụ bán hàng

Ứng dụng chữ ký số trong thương mại điện tử hiện nay

August 3rd, 2022
300

Tích hợp chữ ký số trong quy trình vận hành giúp doanh nghiệp giảm thiếu tối đa các thủ tục pháp lý phức tạp. Ngoài ra nó còn đem đến rất nhiều những tiện ích khác. Cụ thể ra sao, hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau đây của FPT nhé!

Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là một dạng của chữ ký số được phát triển dành riêng cho các doanh nghiệp. Chữ ký số được coi là một thiết bị đã được mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp. Chữ ký số được dùng để thay thế cho con dấu của doanh nghiệp đó trên các loại văn bản hay tài liệu số, được thực hiện trong các giao dịch điện tử, thông qua mạng Internet.

Doanh nghiệp đang gặp trở ngại gì khi không triển khai chữ ký số?

Lúng túng vì quy trình chưa chuẩn - ký hàng trăm văn bản, khi quy mô nhỏ, số lượng ít thì khâu duyệt, ký đơn giản. Tất cả đều được giao cho giám đốc ký, nếu có dấu hiệu sai ông in ra và ký lại.

Trên thực tế, nhiều công ty bối rối khi bắt đầu phát triển khi phải phân biệt văn bản nào là hành chính, văn bản nào do nhân viên ký và văn bản kế toán ký. Ký xong thì giao cho người đóng dấu, duyệt….

Hậu quả của quá trình đăng xuất không rõ ràng là toàn bộ hệ điều hành của công ty bị sập vì không biết hồ sơ nào sẽ được chuyển tiếp cho ai.Tình trạng này diễn ra phổ biến, dẫn đến việc nhân viên lãng phí thời gian, nguồn lực và người quản lý mất thời gian xử lý hồ sơ, tài liệu.

Do không có công cụ kiểm soát quá trình ký và trình ký, tổ chức không thể theo dõi lịch sử ký và ký mà không biết văn bản đã trải qua những bước phê duyệt nào tại thời điểm đó. Thời tiết. Nhất là khi lỗi liên quan đến chứng từ thì không thể bóc tách lỗi ở bước mà trách nhiệm cụ thể của ai sửa.

Nỗi đau của việc làm từ xa khiến việc nộp hồ sơ - Việc ký kết phức tạp và mất thời gian

Ký thủ công: Việc phê duyệt khó hơn bao giờ hết vì các doanh nghiệp buộc phải làm việc từ xa do dịch bệnh căng thẳng. Có quy trình ký, nhân viên ký rồi chuyển phát nhanh cho giám đốc. Sau khi ký xong sẽ được chuyển đến nhà kế toán đóng dấu và duyệt thanh toán trước khi gửi cho đối tác.Điều này làm tăng chi phí vận chuyển và thời gian xử lý hồ sơ là lâu hơn.

Chưa kể rủi ro mất chứng từ khi ký ở nhà, không có phiếu nhập kho để giao. Ngoài ra, việc phê duyệt và trình các quyết định, văn bản nội bộ gặp trở ngại do những nguyên nhân nêu trên nên các công ty sa lầy vào khâu vận hành phải liên tục chờ, đùn đẩy và chờ đợi.

Hoạt động tốn kém và cồng kềnh khi sử dụng nhiều phần mềm

Các tổ chức đang chi nhiều tiền hơn để mua phần mềm và dành nhiều thời gian hơn để nhân viên của họ làm quen và làm quen với phần mềm đó. Đắt là vậy nhưng khi sử dụng còn nhiều thiếu sót về mặt tổng hợp tài liệu. Muốn tìm văn bản thuộc lĩnh vực nào do bộ phận nào ký trong kỳ cụ thể thì phải vào riêng từng phần mềm để tìm.

Chính những quy trình rườm rà và phức tạp này đã làm mệt mỏi nhân viên và doanh nghiệp, khiến họ tốn kém và khiến họ mất tập trung vào công việc.

Lợi ích chữ ký số đem lại

Việc sử dụng chữ ký số giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí hành chính. Hoạt động giao dịch điện tử cũng được nâng tầm đẩy mạnh. Không mất thời gian đi lại, chờ đợi, in ấn công văn, giấy tờ.

Ngoài ra, việc ký kết các văn bản ký điện tử có thể diễn ra nhanh chóng ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào. Việc chuyển tài liệu, hồ sơ đã ký cho đối tác, khách hàng, cơ quan quản lý… diễn ra tiện lợi và nhanh chóng.

Như vậy, dựa theo những quy định pháp luật về chữ ký số, cũng như xu hướng phát triển của giao dịch điện tử và lợi ích từ chữ ký số mang lại cho doanh nghiệp, chữ ký số trở thành vật bất ly thân quan trọng hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong các giao dịch trên môi trường trực tuyến. Vì vậy, việc sử dụng chữ ký số đối với doanh nghiệp vừa cần thiết mà cũng là một điều kiện bắt buộc.

Do đó, việc sử dụng chữ ký số trong các công ty đang có nhu cầu rất lớn. Theo các chuyên gia, nhiều công ty vẫn thờ ơ với dịch vụ chữ ký số này do chưa hiểu đúng về lợi ích và vai trò quan trọng của chữ ký số đối với hoạt động sản xuất kinh doanh.

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ

19006625

Hotroca@fpt.com.vn

esign.fpt.com.vn