Nghiệp vụ văn phòng

Ứng dụng chữ ký số – giải pháp giúp tối ưu chi phí kinh doanh

August 2nd, 2022
296

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết công việc giúp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức. Và một trong số ứng dụng công nghệ đó chính là chữ ký số - thiết bị chuyên dụng dành cho các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay để phục khai báo và nộp thuế điện tử, ký hợp đồng, văn bản điện tử,... Vậy chữ ký số là gì? Lợi ích khi sử dụng chữ ký số như thế nào? Nếu bạn đang thắc mắc về vấn đề này thì hãy cùng FPT CA tìm hiểu ngay bài viết sau đây.

Chữ ký số là gì?

Chữ ký số có lẽ đây là khái niệm còn khá mới mẻ với nhiều người tuy nhiên đây là thiết bị rất phổ biến được nhiều tổ chức, doanh nghiệp sử dụng. Việc sử dụng chữ ký số giúp cho người dùng dễ dàng hơn trong việc khai báo, nộp thuế điện tử, ký hợp đồng, văn bản điện tử cũng như được sử dụng trong giao dịch đối với khách hàng. Vậy chữ ký số là gì? Còn được gọi là chữ ký số thiết bị chữa các dữ liệu dùng để mã hóa thông tin của cá nhân/doanh nghiệp/tổ chức. Có thể hiểu một cách đơn giản tương tự như một chiếc bút mà bạn có thể sử dụng để xác nhận các giao dịch, văn bản trực tuyến hợp pháp.

Mô hình hoạt động của chữ ký số

Thông tin của cá nhân và tổ chức được mã hóa, sử dụng khóa riêng để bảo mật, khóa công khai cho phép người dùng đăng nhập vào thiết bị điện toán để ký điện tử. Nếu khóa công khai khớp với khóa riêng tư, cá nhân hoặc tổ chức có thể ký điện tử bằng thiết bị vật lý được gọi là mã thông báo USB.Người dùng sử dụng mã thông báo USB ký các tài liệu, vì vậy chữ ký này được gọi là chữ ký điện tử.

Lợi ích của ứng dụng chữ ký số trong doanh nghiệp

Chữ ký điện tử có an toàn không?

Một trong những câu hỏi thường gặp nhất, ngoài việc có cần chữ ký điện tử hay không, là tính bảo mật của chữ ký điện tử. Hiện tại, hình thức phổ biến nhất của chữ ký điện tử là một mã thông báo USB với một cặp khóa. Do đó, các công ty có thể hoàn toàn chắc chắn rằng thông tin sẽ không bị đánh cắp hoặc sai sót. Tuy nhiên, các doanh nghiệp không nên chủ quan khi sử dụng dịch vụ.Một số nhà cung cấp không tốt có thể gây ra vấn đề cho các công ty về bảo mật của chữ ký số. Doanh nghiệp cần tìm hiểu, cân nhắc và lựa chọn những nhà cung cấp đáng tin cậy trên thị trường.

Đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch điện tử

Lợi ích tiếp theo mà chữ ký số mang lại cho người dùng là đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch điện tử. Bởi vì nó có thể đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu điện tử và xác định danh tính của chủ sở hữu chữ ký số. Có thể nói, việc sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử là cơ sở để văn bản điện tử có giá trị tương đương với văn bản giấy.Vì vậy, chữ ký số hiện nay được coi là phương thức duy nhất để đảm bảo tính hợp pháp của văn bản điện tử.

Giúp tiết kiệm tối đa thời gian xử lý văn bản

Việc sử dụng chữ ký số không chỉ giúp ký các văn bản điện tử mà còn giảm bớt thời gian và công sức trong việc xử lý các văn bản của tổ chức, doanh nghiệp và kế toán. Trước đây, khi ký bằng tay, cần phải in văn bản ra giấy, nhưng với chữ ký số bạn có thể tạo hàng loạt chữ ký văn bản điện tử trong thời gian ngắn.

Làm cách nào để sử dụng chữ ký điện tử?

- Hiện tại, chữ ký số trên một thiết bị như thiết bị phần cứng USB được mã hóa để tạo ra một cặp khóa thông tin dữ liệu công khai và riêng tư.Chữ ký điện tử này được bảo mật bằng mã PIN duy nhất.

- Các công ty có nhu cầu sử dụng chữ ký số có thể sử dụng dịch vụ FPT

Cung cấp - Hướng dẫn sử dụng chữ ký số:

+ Bước 1 - Cài đặt chữ ký số trong phần cài đặt trên máy tính

+ Bước 2 - Đổi tên của Mã thông báo PKI và nhập tên mới (lưu ý không sử dụng tiếng Việt)

+ Bước 3: Thay đổi mã PIN

+ Bước 4: Xem thông tin chữ ký số và xác minh xem hệ điều hành Windows đã nhận được mã thông báo USB chưa.

+ Bước 5: Ký điện tử vào tài liệu. + Bước 6: Thực hiện giao dịch tiền điện bằng chữ ký số đã tạo.

Một số câu hỏi liên quan đến chữ ký số thường gặp

1 Trong trường hợp chữ ký số hết hạn, làm thế nào để tiếp tục xác thực hóa đơn?

Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để gia hạn. Sau đó, các thông tin sẽ được cập nhật lên mạng dữ liệu của Tổng cục Thuế doanh nghiệp. Doanh nghiệp tiếp tục cập nhật chứng thư điện tử của mình lên website www.laphoadon.gdt.gov.vn là có thể sử dụng chữ ký số bình thường.

2 Có thể sử dụng nhiều chữ ký số đồng thời được không?

Một doanh nghiệp có thể tạo lập nhiều chữ ký số miễn sao hợp lệ và cập nhật đầy đủ thông tin lên hệ thống dữ liệu của Tổng cục Thuế.

3 Bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?

Hóa đơn điện tử có định dạng file là XML nên người mua có thể dễ dàng lưu trữ như các văn bản, tài liệu word, excel thông thường khác trong máy tính. Bên cạnh đó, người mua cũng có thể lưu trữ hóa đơn điện tử trong các thiết bị như ổ cứng, USB hay trên Icloud,...

Giải pháp chữ ký số mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tối ưu hóa các thủ tục và quy trình từ đó có thể giảm thiệu nhiều chi phí. Nếu bạn cần tư vấn thêm xin hãy liên hệ FPT CA để được hỗ trợ.

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ

19006625

Hotroca@fpt.com.vn

esign.fpt.com.vn