Nghiệp vụ văn phòng

Ứng dụng chữ ký số – giải pháp giúp tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

August 3rd, 2022
259

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết công việc giúp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức. Và một trong số ứng dụng công nghệ đó chính là chữ ký số thiết bị chuyên dụng dành cho các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay để phục khai báo và nộp thuế điện tử, ký hợp đồng, văn bản điện tử,...

Vậy chữ ký số là gì? Lợi ích khi sử dụng chữ ký số như thế nào? Nếu bạn đang thắc mắc về vấn đề này thì hãy cùng FPT tìm hiểu ngay bài viết sau đây.

Chữ ký số là gì? Thể hiện những thông tin gì?

Chữ ký số có dạng một thiết bị điện tử (gọi là Token USB) đã mã hóa tất cả dữ liệu, thông tin của một cá nhân, doanh nghiệp, dùng ký thay cho chữ ký trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong giao dịch điện tử hay qua mạng internet. Thông thường, chữ ký số sẽ bao gồm các thông tin sau:

– Thông tin cơ bản về doanh nghiệp: Tên công ty, mã số thuế…

– Số seri của chữ ký số

– Thời gian hiệu lực của chữ ký số

– Tên tổ chức chứng thực chữ ký số

– Chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số

– Thư hạn chế mục đích, phạm vi sử dụng chứng thư số

– Hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số

– Các thông tin quan trọng khác theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông. Chữ ký số mang đầy đủ tính pháp lý của chữ ký tay và con dấu khi có đầy đủ những thông tin trên.

Lợi ích của việc tích hợp chữ ký số trong quy trình vận hành doanh nghiệp

Để không còn lo lắng về khó khăn trong việc chuẩn hóa quy trình, ký duyệt từ xa hay mệt mỏi khi dùng nhiều phần mềm, doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn một phần mềm quản trị quy trình tổng thể đã được tích hợp tính năng ký số để tối ưu năng suất vận hành.

Không chỉ giải quyết được những khủng hoảng về trình – ký, doanh nghiệp còn nhận được vô số lợi ích thiết thực khi tích hợp như sau: Xây dựng các quy trình chuẩn hóa trình – ký để hoàn thiện hệ sinh thái doanh nghiệp.

Việc chuẩn hóa các quy trình trình – ký sẽ giúp các bộ phận không tốn thời gian để tìm hiểu, có thể xử lý các thao tác nhanh và chính xác. Điều này sẽ tạo ra một quy trình vận hành khép kín ở các giai đoạn, theo các quy trình chuẩn chỉ đã xây dựng để tạo ra hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp toàn diện.

Từ đó hoạt động điện tử cũng được đẩy mạnh, không tốn quá nhiều thời gian trong quá trình chờ đợi, đi lại. Việc ký kết văn bản điện tử diễn ra nhanh chóng hơn, ở bất cứ nơi đâu, bất cứ thời điểm nào. Thúc đẩy quá trình chuyển tài liệu, hồ sơ đã ký kết cho đối tác, khách hàng, cơ quan quản lý nhanh chóng hơn.

Doanh nghiệp có bắt buộc dùng chữ ký số

Hiện tại không có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số trong hoạt động kinh doanh. Theo khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử. Tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số, cụ thể:

Các trường hợp: Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

Căn cứ pháp lý: Điểm e khoản 1 Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Trường hợp: Hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, khi sử dụng hóa đơn điện tử phải có phần chữ ký số.

Căn cứ pháp lý: Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Mua chữ ký số ở đâu uy tín?

Hiện nay có hơn 15 tổ chức được Bộ thông tin và Truyền thông cho phép cung cấp dịch vụ chữ ký số như: VIETTEL, VNPT, FPT, BKAV, CK, VINA, NEWTEL, NACENCOMM, SAFE-CA…

Chữ ký số của nhà cung cấp nào cũng đều tốt cả, tính năng sử dụng như nhau, quan trọng là bạn có chọn được đơn vị cung cấp dịch vụ (hay còn gọi là Đại lý/CTV chữ ký số) tốt hay không.

Hiện nay có rất nhiều các đơn vị giả mạo nhà cung cấp để bán chữ ký số kém chất lượng, vì vậy khi quyết định lựa chọn nhà cung cấp nào thì người dùng cũng cần sáng suốt, tìm kiếm đúng website nhà cung cấp chữ ký số đó hoặc liên hệ tổng đài, fanpage của nhà cung cấp hoặc đại lý đã được nhà cung cấp uỷ quyền xác thực để đảm bảo mua được chữ ký số chính hãng, chất lượng, tránh tiền mất tật mang.

Hy vọng các thông tin chia sẻ trên bài viết sẽ giúp doanh nghiệp phần nào hiểu được lợi ích của việc tích hợp chữ ký số vào trong quy trình vận hành doanh nghiệp.

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ

19006625

Hotroca@fpt.com.vn

esign.fpt.com.vn