Nghiệp vụ văn phòng

Tại sao cần tích hợp chữ ký số trong quy trình vận hành của doanh nghiệp?

August 8th, 2022
267

Khái niệm chữ ký số không còn xa lạ trong kinh doanh. Tuy nhiên trên thực tế, khi mới sử dụng chữ ký số, nhiều doanh nghiệp và kế toán vẫn còn lúng túng với nhiều câu hỏi: Chữ ký số là gì? Sử dụng như thế nào? Tính bảo mật ra sao?

Chữ ký số có thể ứng dụng rộng rãi trong nghiệp vụ doanh nghiệp

Chữ ký số có thể được sử dụng để thay thế chữ ký thủ công trong mọi trường hợp giao dịch thương mại điện tử trên môi trường số, bao gồm: sử dụng chữ ký số trong giao dịch email, ký email để đối tác và khách hàng của bạn biết, cho dù bạn là người gửi thư.

Sử dụng chữ ký số để thanh toán trực tuyến, chuyển tiền trực tuyến mà không sợ bị đánh cắp tiền như tài khoản VISA, Master. Đối tác có thể giao kết hợp đồng chi phí thấp hoàn toàn trực tuyến, không cần gặp trực tiếp, chỉ cần ký và gửi hồ sơ hợp đồng qua email.

Dùng để kê khai, nộp thuế qua mạng, khai và thông quan qua mạng, không mất thời gian in tờ khai, nộp dấu đỏ công ty, rồi đến cơ quan thuế xếp hàng, trực chờ giải trình. Các công ty sử dụng chữ ký số giúp đảm bảo việc ký kết văn bản có thể diễn ra ở bất kỳ đâu, không bị gò bó bởi khoảng cách địa lý.

Cấu trúc của chữ ký số doanh nghiệp

Chữ ký số được phát triển từ thuật toán mã hóa khóa công khai RSA. Thuật toán này được coi là một tiến bộ vượt bậc trong công nghệ số và phù hợp để tạo chữ ký số

Thuật toán RSA gồm hai khóa:

Khóa công khai, hay còn gọi là khóa công khai: Được sử dụng để giải mã và xác minh chữ ký số

Chữ ký số, hay còn gọi là chữ ký điện tử: Làm cho khóa cá nhân được gắn vào phần mềm để tạo thành chữ ký điện tử. Đồng thời, gắn chữ ký vừa tạo vào bức điện dữ liệu máy.

Signer, còn được gọi là người ký: Chủ sở hữu hoặc người sử dụng chữ ký điện tử. Người nhận, còn được gọi là người nhận: Một công ty nhận chữ ký điện tử của người ký.

Lợi ích của ứng dụng chữ ký số trong doanh nghiệp

Tối ưu hóa chi phí và thời gian

Trong hoạt động thương mại, việc sử dụng chữ ký điện tử trở thành một nhu cầu tuyệt đối. Vì CKS giúp các công ty tối ưu hóa quy trình làm việc của mình. Các văn bản, hợp đồng, văn bản là dạng điện tử. Các tổ chức không còn phải trả tiền cho việc in ấn, lưu trữ và tìm kiếm.

Ngoài ra, việc các công ty ứng dụng chữ ký số khi thực hiện các giao dịch thương mại điện tử sẽ dễ dàng hơn, vừa đảm bảo an toàn thông tin mà còn tiết kiệm công sức và thời gian trong việc truyền tải và thực hiện giao dịch.Bảo mật toàn diện

Công nghệ chữ ký số dựa trên cơ sở hạ tầng mật mã công khai (PKI), phần quan trọng nhất trong số đó là thuật toán mã hóa công khai RSA. Công nghệ này đảm bảo rằng chữ ký điện tử được tạo bởi một người dùng nhất định là duy nhất, không thể bị giả mạo và chỉ chủ sở hữu của khóa cá nhân mới có thể tạo ra chữ ký điện tử đó.

Lưu trữ tập trung nhiều tài liệu trên cùng một nền tảng

Sau khi các tài liệu được ký, tất cả dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng. Điều này giữ thông tin an toàn và đơn giản hóa việc trích xuất tài liệu. Mặt khác, khi tích hợp quy trình, các tài liệu được phân biệt theo nhãn, các tài liệu này thuộc bộ phận nào, dự án nào, công việc nào, ai thực hiện ...

Khi tra cứu bạn chỉ có cách tìm kiếm. trường thông tin và bạn sẽ thấy.Điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian so với việc xử lý nhiều chương trình khác nhau hoặc xử lý tài liệu thủ công.

Mong rằng những chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu hơn về chữ ký số cũng như những điều cần lưu ý khi sử dụng chúng trong thực tế. Giúp doanh nghiệp chủ động và hạn chế việc mất thời gian, công sức hơn trong quá trình sử dụng.

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ

19006625

Hotroca@fpt.com.vn

esign.fpt.com.vn