Nghiệp vụ văn phòng

Tại sao bắt buộc doanh nghiệp sử dụng chữ ký số?

August 1st, 2022
297

Chữ ký số là dạng chữ ký điện tử, chữ ký này được tạo ra để mã hóa dữ liệu bằng một thông điệp và dùng mật mã không đối xứng, lúc này người có thông điệp theo dữ liệu sẽ khóa công khai chữ ký của người ký được xác định chính xác nguồn gốc chữ ký. Chữ ký số hiện là vấn đề được doanh nghiệp quan tâm hàng đầu, đặc biệt là trong việc thực hiện các các hoạt động trên nền tảng internet.

Vậy Chữ ký số là gì? Có bắt buộc phải dùng chữ ký số hay không? Cách sử dụng chữ ký số như thế nào? Là những câu hỏi sẽ được giải đáp trong bài dưới đây

Chữ ký số là gì?

Có thể chữ ký số là một khái niệm mới với nhiều người, nhưng nó là một thiết bị rất phổ biến được nhiều tổ chức, doanh nghiệp sử dụng. Sử dụng chữ ký số giúp người sử dụng dễ dàng hơn trong việc kê khai, nộp thuế, ký kết hợp đồng, văn bản điện tử, sử dụng trong các giao dịch cho khách hàng.

Hay còn gọi là thiết bị chữ ký số, dùng để mã hóa thông tin thuộc về cá nhân/ doanh nghiệp/ tổ chức. Có thể hiểu một cách đơn giản tương tự như một chiếc bút, bạn có thể sử dụng để xác nhận các giao dịch, tài liệu trực tuyến hợp pháp.Thông tin có trong chữ ký số mà bạn nên biết Tên công ty bao gồm: số thuế, tên công ty ... số hiệu của chữ ký số (số seri) thời hạn hiệu lực của chứng thư số tên tổ chức chứng nhận chữ ký số (ví dụ: FPT CA) Chữ ký số của tổ chức chứng thực chữ ký số hạn chế số thư về mục đích và phạm vi sử dụng của chứng thư số về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số Các nội dung cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

Tại sao phải dùng chữ ký số?

Theo yêu cầu của pháp luật. Ngày 01/07/2013, Luật số 21/2012/QH13 có hiệu lực, Luật Quản lý thuế sửa đổi, bổ sung một số điều: Doanh nghiệp phải kê khai, nộp thuế qua mạng.

Cụ thể như sau:

Khoản 4 Điều 1 Luật số 21/2012/QH13 ban hành ngày 20 tháng 11 năm 2012 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế, nghĩa vụ của người nộp thuế là bổ sung như sau: “Trường hợp người nộp thuế là tổ chức kinh doanh trên địa bàn có hạ tầng CNTT thì theo quy định của Luật Giao dịch điện tử phải kê khai, nộp thuế và thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan thuế.

Kê khai thuế qua mạng là việc gửi các Tờ khai thuế đã được kết xuất ra file *.pdf từ phần mềm HTKK lên website http://kekhaithue.gdt.gov.vn/ của Tổng cục Thuế. Để có thể gửi file, mỗi doanh nghiệp cần có một Tài khoản đăng nhập và một Chữ ký số dùng để “ký” lên các file trước khi nhấn nút “Gửi tờ khai”. Tài khoản đăng nhập thì được Tổng cục Thuế cấp miễn phí sau khi hoàn tất các bước đăng ký nhưng “Chữ ký số” thì phải mua của các tổ chức được phép cung cấp Chứng thư số. Do đó, muốn thực hiện được việc kê khai thuế qua mạng, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số.

Ưu điểm khi sử dụng chữ ký số doanh nghiệp

Chữ ký số sở hữu cho mình những ưu điểm tuyệt vời như sau: Chữ ký số giải quyết vấn đề toàn vẹn dữ liệu và là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký, giúp cho các doanh nghiệp yên tâm với các giao dịch điện tử của mình trong môi trường Internet.

1. Khả năng xác định người ký

Bên nhận sẽ giải mã với khóa công khai nhận lấy hàm băm, đối chiếu với hàm băm của văn bản nhận được để kiểm tra tính chính xác của người gửi.

2. Không bị chỉnh sửa

Quy trình mã hóa sẽ ẩn nội dung với bên thứ ba. Do đó, dữ liệu truyền đi từ người gửi đến tay người nhận sẽ không bị sửa đổi.

3. Tính không thể phủ nhận

Chữ ký số đi kèm với văn bản sẽ là căn cứ xác thực cho bên nhận để khẳng định người gửi dữ liệu đó cho mình. Khi có bất cứ tranh chấp nào xảy ra thì chữ ký này như một chứng cứ để giải quyết, bên gửi không thể phủ nhận.

Mục đích của việc sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp

Chữ ký điện tử được sử dụng để xác thực tất cả các tài liệu điện tử phản ánh các giao dịch kinh tế xảy ra trong công ty. Đây là 3 mục đích tiêu biểu nhất mà tổ chức cần sử dụng chữ ký số:

Chữ ký số trong hợp đồng đối tác

Cợp đồng hợp tác giữa hai tổ chức là hợp đồng xác minh việc thực hiện trách nhiệm và quyền lợi của hai bên thông qua thỏa thuận. Chữ ký số doanh nghiệp thay thế chữ ký thủ công của đại diện hai bên để xác minh tính pháp lý của hợp đồng điện tử.

Chữ ký điện tử để đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là chứng từ yêu cầu phải có chữ ký số để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của hóa đơn điện tử. Theo quy định tại Nghị định 119/2020/NĐ-CP, trước ngày 01/07/2022, tất cả các công ty phải sử dụng hóa đơn điện tử.Tuy nhiên, sử dụng sớm mang lại nhiều lợi ích.

Xác thực các giao dịch điện tử của tổ chức

Giao dịch với ngân hàng, nộp thuế, kê khai an sinh xã hội, hải quan,… Bạn cần có chữ ký số của công ty để việc xác thực có giá trị khi ra quyết định với cơ quan thuế.

Cách sử dụng chữ ký số Cách sử dụng chữ ký số USB token như thế nào?

Chữ ký số USB token được sử dụng để chứng thực tất cả các loại tài liệu, hợp đồng và tài liệu được tạo ra trong các giao dịch thay cho chữ ký số của công ty. Tùy từng trường hợp mà sử dụng chữ ký số như thế nào cho hợp lý.Cụ thể:

Sử dụng chữ ký số trong công ty: Dùng để đăng ký công ty, ký hóa đơn điện tử, kê khai và nộp thuế, an sinh xã hội, hải quan, chứng từ giao dịch nội bộ, hợp đồng lao động, hợp đồng kinh doanh.

Sử dụng chữ ký số trong các đơn vị hành chính - nhân sự: chữ ký hóa đơn điện tử / văn bản điện tử, kê khai nộp thuế, hải quan, an sinh xã hội, kho bạc, lập báo cáo kinh tế, chứng từ trong giao dịch nội bộ doanh nghiệp, hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế.

Cách sử dụng chữ ký số cho cá nhân: Dùng để kê khai và hoàn tất các khoản thuế thu nhập cá nhân, giao dịch ngân hàng, vay vốn, hợp đồng kinh tế, ký các văn bản điện tử.

Chữ ký số từ xa giúp của FPT CA giúp doanh nghiệp có thể ký và phát hành hóa đơn trực tiếp trên điện thoại, khắc phục hoàn toàn bất tiện từ USB Token đồng thời có thể cho phép nhiều người, nhiều chi nhánh có thể ký và phát hành hóa đơn cùng một lúc từ đó giúp doanh nghiệp không cần đầu tư nhiều USB Token và nâng cao năng suất làm việc. Tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử, kế toán, kê khai Thuế,… Ký tờ khai Thuế không cần USB token. Điện tử hóa việc ký và lưu trữ mọi văn bản, tài liệu. Không tốn kém chi phí đầu tư, lưu trữ và bảo quản USB token Nếu khách hàng có nhu cầu sử dụng, xin hãy liên hệ với chúng tôi.

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ

19006625

Hotroca@fpt.com.vn

esign.fpt.com.vn