Nghiệp vụ văn phòng

Sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp có góp phần tăng doanh thu không?

August 2nd, 2022
270

Thời đại công nghệ 4.0, chữ ký số càng thể hiện rõ lợi ích trong việc rút ngắn khoảng cách giữa không gian và thời gian là yếu tố quan trọng trong các hoạt động mua bán giao dịch của các công ty, doanh nghiệp. Do đó chữ ký số được tạo ra giúp cho Doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, công sức trong một số công việc giao dịch với Ngân hàng, cơ quan hành chính…Tuy nhiên, chưa chắc ai cũng hiểu rõ về lợi ích của chữ ký số?

Ứng dụng chữ ký số là gì?

Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP về Quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số nêu rõ: “Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác: Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa; Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Ứng dụng của chữ ký số

Chữ ký số có giá trị về pháp lý tương đương như cho con dấu của doanh nghiệp/tổ chức trong các giao dịch điện tử trực tuyến và thủ tục hành chính của doanh nghiệp như:

– Kê khai thuế điện tử

– Hóa đơn điện tử

– Khai hồ sơ BHXH điện tử

– Khai báo Thống kê điện tử

– Nộp thuế điện tử

– Dịch vụ công của Kho bạc Nhà nước

– Hải quan điện tử

– Giao dịch ngân hàng điện tử

– Đăng ký doanh nghiệp

– Mua bán, thanh toán qua mạng, thương mại điện tử B2B

– Ký kết hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế, văn bản điện tử

– Chứng từ trong giao dịch nội bộ như: Phiếu tạm ứng, Phiếu thu, Phiếu chi, báo cáo quản trị…

Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số như một cam kết chấp thuận về các điều khoản nội dung/thông điệp trên văn bản, hợp đồng, chứng từ hoặc các giao dịch điện tử. Chữ ký số đảm bảo tính chính xác, vẹn toàn và bảo mật dữ liệu cho các thông điệp nội dung trên văn bản đã xác nhận bằng chữ ký số. Sử dụng chữ ký số giúp quá trình trao đổi dữ liệu giữa các doanh nghiệp được thực hiện nhanh chóng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo pháp lý.

Chữ ký số giúp doanh nghiệp thực hiện những giao dịch nào?

Theo quy định về giao dịch điện tử, chữ ký số là cách thức giúp doanh nghiệp:

– Khai báo thuế qua mạng: Trong Luật Quản lý thuế có ghi rõ các doanh nghiệp đặt trụ sở tại các tỉnh hoặc thành phố có đủ điều kiện về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai thuế qua mạng. Chữ ký số sẽ giúp doanh nghiệp thay thế chữ ký bằng tay và hợp pháp hóa quá trình thực hiện kê khai thuế. Có thể hiểu rằng, nếu không có chữ ký số thì doanh nghiệp không thể kê khai thuế qua internet vì không có phương pháp xác định danh tính của doanh nghiệp.

– Ký hoá đơn điện tử hợp lệ: căn cứ hướng dẫn của Bộ Tài chính về hoá đơn điện tử, nội dung của hoá đơn điện tử gồm có: chữ ký điện tử của bên bán, ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn; chữ ký điện tử của bên mua trong trường hợp bên mua là đơn vị kế toán. Như vậy, hoá đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký của bên bán. Doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số để ký hợp lệ vào hoá đơn.

– Kê khai BHXH điện tử: doanh nghiệp muốn kê khai BHXH điện tử cần có chữ ký số hợp lệ. Chữ ký số giúp cơ quan có thẩm quyền xác định được người thực hiện kê khai là ai và quy gán trách nhiệm pháp lý cho người kê khai đó.

Vì sao chữ ký số lại góp phần tăng doanh thu?

Chữ ký số có thể ứng dụng rộng rãi trong nghiệp vụ doanh nghiệp

Chữ ký số có thể được sử dụng thay thế chữ ký tay trong tất cả các trường hợp giao dịch thương mại điện tử trong môi trường số, bao gồm:

- Sử dụng chữ ký số trong các giao dịch thư điện tử, ký vào các email để các đối tác, khách hàng của bạn biết có phải bạn là người gửi thư không.

- Sử dụng chữ ký số để thanh toán online, chuyển tiền trực tuyến mà không sợ bị mất cắp tiền như với đối với các tài khoản VISA, Master.

- Các đối tác có thể ký hợp đồng kinh tế hoàn toàn trực tuyến không cần gặp mặt trực tiếp với nhau, chỉ cần ký vào file hợp đồng và gửi qua email.

- Dùng để kê khai, nộp thuế trực tuyến, khai báo hải quan và thông quan trực tuyến mà không phải mất thời gian in các tờ khai, trình ký đóng dấu đỏ của công ty rồi đến cơ quan thuế xếp hàng và ngồi đợi để nộp tờ khai này.

- Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số giúp việc ký kết văn bản có thể diễn ra ở bất cứ đâu, không bị giới hạn bởi khoảng cách địa lý.

Chữ ký số đem lại lợi ích gì trong quá trình sử dụng

Việc ứng dụng chữ ký số vào trong quá trình giải quyết các thủ tục, văn bản, khai báo và nộp thuế, cũng như ký kết hợp đồng giúp cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức trong quá trình xử lý công việc.

Tối ưu chi phí, thời gian

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc sử dụng chữ ký số trở thành nhu cầu thiết yếu. Bởi, chữ ký số giúp doanh nghiệp tối ưu được quy trình làm việc của mình. Các văn bản, hợp đồng, tài liệu được điện tử hoá. Doanh nghiệp sẽ không còn phải tốn chi phí cho các hoạt động in ấn, lưu trữ và tìm kiếm. Ngoài ra, các doanh nghiệp khi ứng dụng chữ ký số còn dễ dàng hơn khi thực hiện các giao dịch thương mại điện tử vừa đảm bảo bảo mật thông tin mà còn tiết kiệm công sức, thời gian di chuyển, thực hiện các thủ tục giấy tờ.

Chữ ký số có an toàn không?

Một trong những thắc mắc thường gặp bên cạnh câu hỏi chữ ký số có bắt buộc không là tính an toàn của chữ ký số. Hiện nay, hình thức ký số phổ biến nhất là ký qua USB Token với một cặp mã khoá. Do đó, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm không bị ký khống, ăn cắp thông tin. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng không nên chủ quan khi sử dụng dịch vụ. Một số nhà cung chưa đạt chuẩn có thể khiến doanh nghiệp gặp rắc rối với tính bảo mật của chữ ký số. Doanh nghiệp nên tìm hiểu, cân nhắc và chọn lựa nhà cung cấp có uy tín trên thị trường.

Truy xuất nguồn gốc dễ dàng

Chữ ký số giúp doanh nghiệp chống các gian lận trong giao dịch hành chính hoặc tài chính. Với hệ thống mã hóa của khóa công khai, văn bản sẽ được mật mã hóa với khóa bí mật mà chỉ có chủ nhân của chữ ký số mới nắm được. Khi cần kiểm tra, bên nhận được văn bản sẽ giải mã văn bản nhận được. Nếu hai giá trị khớp nhau thì văn bản đó có nguồn gốc từ người sở hữu khóa.

Giải pháp chữ ký số mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tối ưu hóa các thủ tục và quy trình từ đó có thể giảm thiệu nhiều chi phí. Nếu bạn cần tư vấn thêm xin hãy liên hệ FPT CA để được hỗ trợ.

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ

19006625

Hotroca@fpt.com.vn

esign.fpt.com.vn