Nghiệp vụ bán hàng

Quy định về bên mua và bên bán chữ ký số trong hóa đơn điện tử

August 9th, 2022
392

Hóa đơn điện tử có phải có chữ ký của người mua không? Nếu không, hóa đơn có hợp lệ không? Quy tắc đặc biệt nào áp dụng cho chữ ký của người mua trên hóa đơn điện tử?

1. Tìm hiểu về chữ ký số

Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm với dữ liệu, có thể ở dạng văn bản/hình ảnh/video, để xác định chủ nhân của dữ liệu. Chữ ký điện tử là một phần không thể thiếu của hóa đơn điện tử và xác thực hóa đơn điện tử đó thuộc quyền sở hữu của tổ chức phát hành.

Chứng thư số là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp để xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký số.

Các chứng thư số được sử dụng để ký hóa đơn điện tử phải đảm bảo rằng chúng chống lại sự từ chối của người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử trong quá trình lưu trữ và truyền tải.

2. Quy định về chữ ký của người mua trên hóa đơn điện tử

Căn cứ Nghị định 119/2018 / NĐ-CP về hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, nội dung của hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 6. Hóa đơn điện tử phải có chữ ký số và chữ ký điện tử của người mua (nếu có). Điều 35 quyết định hiệu lực của điều này áp dụng cho tất cả các công ty sử dụng hóa đơn điện tử kể từ ngày 1/11/2018.

Ngoài ra, trong một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc phải thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính, điển hình là công văn 2402/ BTC-TCT ngày 23/02/2016 của Bộ Tài chính.

Quy định về việc miễn chữ ký của người mua trong hóa đơn điện tử quy định: "...nếu người mua không phải là đơn vị tài khoản, nếu có các tài liệu và chứng chỉ dài từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ giữa người bán và người mua, chẳng hạn như: hợp đồng kinh tế, phiếu nhập kho, giao nhận hàng hóa, phiếu thu chi, phiếu thu,… thì người bán xuất hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, không cần chữ ký điện tử trên hóa đơn điện tử của người mua.

3. Quy định chữ ký số của người mua trong hóa đơn điện tử

Cũng theo Thông tư 68/2019/TT-BTC trong trường hợp người mua là doanh nghiệp thương mại, kế toán đáp ứng các điều kiện kỹ thuật, để ký điện tử hoặc ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán khởi tạo.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp người mua không bắt buộc phải có chữ ký số trên hóa đơn:

- Người mua không phải là đơn vị có tài khoản và hai bên không đồng ý yêu cầu chữ ký số của người mua trên hóa đơn điện tử.

- Người mua là chủ thể thanh toán nhưng có giấy tờ, tài liệu chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua, như: hợp đồng kinh doanh, phiếu xuất kho, chứng từ hàng hóa, biên lai thanh toán, phiếu thu,... không yêu cầu chữ ký số của người mua.

Đặc biệt, trong trường hợp hai bên có thỏa thuận về hóa đơn điện tử cần có đầy đủ chữ ký số của người bán và người mua, pháp luật ưu tiên thực hiện theo thỏa thuận của hai bên.

Trên đây là những nội dung quan trọng của quy định về chữ ký số trong hóa đơn điện tử. Các doanh nghiệp, tổ chức phải chấp hành và thực hiện đúng các quy định của quy chế để tránh rủi ro sai sót ảnh hưởng đến doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử.

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ

19006625

Hotroca@fpt.com.vn

esign.fpt.com.vn