Nghiệp vụ văn phòng

Những điều cần lưu ý về chữ ký số doanh nghiệp nên biết

August 1st, 2022
247

Rất nhiều doanh nghiệp khi thành lập sẽ đăng ký mua và sử dụng chữ ký số để tiện lợi hơn trong việc giao dịch và quản lý giấy tờ. Vậy chữ ký số là gì? Doanh nghiệp khi hoạt động có bắt buộc phải dùng chữ ký số không?

Khái niệm về chữ ký số

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách biến đổi thông điệp dữ liệu bằng hệ thống mật mã không đối xứng, cung cấp cho cá nhân thông điệp dữ liệu gốc và khóa công khai của người dùng tạo khóa riêng tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa; Tính toàn vẹn của nội dung thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện chuyển đổi trước đó. (Theo Mục 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP xây dựng Luật về Giao dịch điện tử bằng chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số)

Định nghĩa chữ ký số là gì? Theo tính ứng dụng và thành phần của chữ ký số:

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng công nghệ mã hóa công khai. Chữ ký số có chức năng giống chữ ký viết tay của cá nhân hoặc con dấu của doanh nghiệp được thừa nhận hợp pháp khi thực hiện các giao dịch trên môi trường điện tử, chữ ký đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận và đảm bảo trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ của các chủ thể tham gia ký kết văn bản hoặc các giao dịch điện tử có liên quan.

Đối tượng sử dụng chữ ký số

Chữ ký số của tổ chức là con dấu của tổ chức, đồng thời là chữ ký số của người đại diện trước pháp luật của tổ chức (người sở hữu chứng thư). Người đại diện trước pháp luật của tổ chức sẽ là người quản lý/sử dụng. Có thể phân công người quản lý/sử dụng chữ ký số (như con dấu của tổ chức) (Ví dụ: nhân viên văn thư)

Lợi ích của ứng dụng chữ ký số trong doanh nghiệp

Lợi ích của việc sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp có thể coi chữ ký số là một công nghệ xác thực đảm bảo tính toàn vẹn và bằng chứng của dữ liệu, nếu không từ chối nội dung đã ký thì doanh nghiệp có thể an toàn tuyệt đối trong các giao dịch của mình. Ngoài ra, sử dụng chữ ký số còn giảm chi phí tài liệu và giấy tờ liên quan đến quản trị truyền thống; Tạo thuận lợi về hành lang pháp lý, giao dịch trực tuyến với thuế, hải quan, ngân hàng điện tử,... Kể từ đó, các hoạt động điện tử cũng được khuyến khích mà không mất hơn thì giờ trong quá trình chờ đợi và di chuyển.

Việc ký văn bản điện tử nhanh hơn, mọi lúc, mọi nơi. Tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chuyển giao tài liệu và hồ sơ đã ký cho các đối tác, khách hàng và các cơ quan chính phủ nhanh hơn. Nhằm góp phần nâng cao nhận thức về vai trò cần thiết của việc sử dụng văn bản điện tử, hạn chế tối đa văn bản giấy trong quá trình làm việc, đảm bảo gửi/nhận an toàn, xác thực, góp phần nâng cao an toàn thông tin mạng.

Giá trị pháp lý của chữ ký số.

Pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì được ký bởi chữ ký số của cơ quan tổ chức. Ngữ cảnh sử dụng trong các giao dịch của tổ chức theo phân công chức năng quyền hạn của tổ chức.

Hiện nay chưa có quy định cụ thể về việc sử dụng chữ ký số trong công ty, đối với HCSN thì có quy định tại Thông tư 41/2017/TT-BTTTT, Thông tư 01/2019/TT-BNV hướng dẫn: Hồ sơ nào cần chữ ký và đóng dấu phải sử dụng 2 chữ ký số: 1 của người của tổ chức, 1 của tổ chức. Đối với hồ sơ yêu cầu chữ ký thì sử dụng chữ ký số của người trong tổ chức. Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định rõ: Bất kỳ văn bản nào cần con dấu đều phải sử dụng chữ ký số của tổ chức.

Cách hoạt động của chữ ký số

Chữ ký số không chỉ đem lại lợi ích trong quá trình sử dụng mà cách hoạt động của chữ ký số cũng rất đơn giản. Bạn chỉ cần cắm USB token vào máy tính của mình khi có nhu cầu sử dụng để thực hiện ký số trên các văn bản ở tất cả các định dạng của file.

Khi sử dụng chữ ký số người dùng hoàn toàn có thể yên tâm vì tất cả các thông tin của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp đều được mã hóa và bảo mật một cách an toàn tuyệt đối. Để bảo vệ chữ ký số người dùng có thể sử dụng khóa cá nhân để bảo mật, một khóa công khai để người dùng có thể sử dụng để đăng nhập vào thiết bị máy tính để thực hiện ký số. Chỉ khi thực hiện mã khóa công khai khớp với mã khóa cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp khi đó người dùng mới có thể thực hiện ký số qua một thiết bị vật lý được gọi là USB token.

Ứng dụng của chữ ký số trong thực tế

Chữ ký số được sử dụng trong các giao dịch điện tử, email, mua bán sản phẩm trực tuyến, đầu tư chứng khoán trực tuyến, chuyển tiền ngân hàng, thanh toán trực tuyến, ... đảm bảo tính bảo mật mà không sợ bị hack hoặc lấy cắp tiền như các loại thẻ Visa, Master khác.

Ngoài ra, chữ ký số cũng có thể được sử dụng để báo cáo thuế trực tuyến, khai báo hải quan, thông quan trực tuyến mà không mất thời gian in tờ khai thuế, đóng dấu đỏ công ty, sau đó đến hàng đợi thuế để nộp tờ khai này. Chữ ký số giúp đẩy nhanh quá trình ký kết hợp đồng bằng cách làm việc qua email mà không cần ngồi vào bàn để ký như phương thức làm việc truyền thống.

Trên đây là những chia sẻ về chữ ký số, hi vọng với chia sẻ bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về chữ ký số và những điều cần lưu ý khi sử dụng. Từ đó các công ty chủ động, hạn chế thời gian và công sức hơn trong quá trình sử dụng.

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ

19006625

Hotroca@fpt.com.vn

esign.fpt.com.vn