Nghiệp vụ văn phòng

Nếu không dùng chữ ký số, doanh nghiệp sẽ gặp trở ngại gì?

August 2nd, 2022
237

Rất nhiều doanh nghiệp khi thành lập sẽ đăng ký mua và sử dụng chữ ký số để tiện lợi hơn trong việc giao dịch và quản lý giấy tờ. Vậy chữ ký số là gì? Doanh nghiệp khi hoạt động có bắt buộc phải dùng chữ ký số không?

Khái niệm chữ ký số

Theo Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, giá trị pháp lý của chữ ký số được quy định như sau:

- Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

- Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

Doanh nghiệp đang gặp trở ngại gì khi không triển khai chữ ký số?

Khi quy mô nhỏ, số lượng chứng từ ít thì việc phê duyệt, trình ký thật đơn giản. Tất cả đều giao cho giám đốc ký, nếu có ký sai thì in ra ký lại. Thực tế nhiều doanh nghiệp khi bắt đầu phát triển lớn dần lên, họ bị lúng túng trong việc phân biệt chứng từ nào hành chính ký, cái nào nhân sự ký, cái nào kế toán ký. Ký xong rồi thì chuyển cho ai đóng dấu, phê duyệt….

Hệ quả của việc không có quy trình – ký rõ ràng sẽ khiến cả hệ thống vận hành doanh nghiệp bị rối tung lên, không biết xử lý hồ sơ nào tới ai. Tình trạng này xảy ra nhiều lần sẽ khiến nhân viên lãng phí thời gian, nguồn lực và lãnh đạo tốn thời gian xử lý các hồ sơ, chứng từ.

Thêm vào đó, do không có công cụ kiểm soát việc ký và trình ký nên doanh nghiệp sẽ không truy vết được lịch sử của việc trình ký và ký, không biết văn bản đó đã qua các bước phê duyệt nào, vào thời gian nào rồi. Đặc biệt nếu sai phạm liên quan đến chứng từ thì cũng không trích xuất được sai phạm từ bước nào, trách nhiệm cụ thể của ai để giải quyết.

Việc ký – duyệt thủ công càng khó khăn hơn bao giờ hết khi các doanh nghiệp phải làm từ xa vì dịch bệnh căng thẳng. Có quy trình ký rồi, nhân viên ký nháy rồi gửi chuyển phát nhanh sang giám đốc, ký xong lại chuyển phát tiếp sang nhà của kế toán để đóng dấu và duyệt chi rồi mới chuyển cho đối tác.

Cứ như thế chi phí cho việc vận chuyển tăng cao lên, thời gian xử lý chứng từ lại càng lâu hơn. Chưa kể đến rủi ro thất thoát chứng từ khi ký ở nhà riêng, không có kho lưu trữ khi chờ chuyển đi. Bên cạnh đó, việc phê duyệt và trình ký các quyết định, chứng từ nội bộ cũng gặp tắc nghẽn vì lý do như trên, khiến doanh nghiệp ứ đọng trong khâu vận hành khi liên tục phải chờ, giục và đợi.

Lợi ích khi sử dụng chữ ký số

Dưới đây FPT sẽ phân tích cụ thể để giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về những lợi ích mang lại của chữ ký số.

Kỹ thuật công nghệ của chữ ký số là dựa trên hạ tầng mã hóa công khai (PKI), trong đó phần quan trọng nhất là thuật toán mã hóa công khai RSA. Với công nghệ này, đảm bảo chữ ký số khi được một người dùng nào đó tạo ra là duy nhất, không thể giả mạo được và chỉ có người sở hữu khóa bí mật mới có thể tạo ra được chữ ký số đó.

Đẩy nhanh các giao dịch qua mạng mà vẫn đảm bảo độ an toàn và bảo mật thông tin tuyệt đối. Ứng dụng các công nghệ thông tin trong kinh doanh là một yếu tố quan trọng giúp DN giữ vững, tăng tính cạnh tranh, mở rộng thị trường, thực hiện các thỏa thuận về thương mại trong khu vực và thế giới. Tất cả quá trình này đòi hỏi lượng thông tin trao đổi không hề nhỏ qua mạng với yêu cầu độ an toàn và tính xác thực cao. Chỉ có chữ ký số mới bảo đảm được sự an toàn này.

Tiết kiệm thời gian, giảm chi phí nhân công, di chuyển, doanh nghiệp không cần gặp gỡ nhau, giảm thiểu trở ngại về khoảng cách địa lý.

Từ những lý do nêu trên chắc hẳn bạn đã biết tại sao doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số rồi đúng không. Với những lý do nêu trên, doanh nghiệp hãy lựa chọn cho mình đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín, chất lượng và an toàn để tránh những bất cập không đáng có xảy ra trong quá trình sử dụng chữ ký số.

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ

19006625

Hotroca@fpt.com.vn

esign.fpt.com.vn