Nghiệp vụ văn phòng

Lợi ích khi sử dụng chữ ký số doanh nghiệp cần phải biết

August 2nd, 2022
257

Chữ ký số được biết tới là công cụ hỗ trợ kê khai, nộp tờ khai và nộp thuế điện tử,… Thế nhưng hiện nay,chữ ký số đóng vai trò chuyển hoá gần như toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp, tổ chức sang dữ liệu điện tử. Chính bởi vậy, ứng dụng chữ ký số là một trong những hoạt động được ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp. Hãy cùng FPT CA tìm hiểu xem chữ ký số được ứng dụng như thế nào trong doanh nghiệp nhé!

Chữ ký số là gì?

Theo khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định: “Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử có được bằng cách chuyển đổi thông điệp dữ liệu thông qua hệ thống mật mã không đối xứng, trong đó người ký ban đầu nhận được dữ liệu. Thông điệp và khóa công khai của người ký có thể xác định chính xác: Phép biến đổi trên được tạo ra với đúng khóa riêng tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa; Tính toàn vẹn của nội dung thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện chuyển đổi trước đó. Giống như chữ ký điện tử (còn được gọi là mã thông báo) là một hình thức ký thông qua một quy trình điện tử.

Mô hình hoạt động của chữ ký số

Thông tin của cá nhân và tổ chức được mã hóa, sử dụng khóa riêng để bảo mật, khóa công khai cho phép người dùng đăng nhập vào thiết bị điện toán để ký điện tử. Nếu khóa công khai khớp với khóa riêng tư, cá nhân hoặc tổ chức có thể ký điện tử bằng thiết bị vật lý được gọi là mã thông báo USB.Người dùng sử dụng mã thông báo USB ký các tài liệu, vì vậy chữ ký này được gọi là chữ ký điện tử.

Lợi ích khi sử dụng chữ ký số

Các doanh nghiệp có thể coi chữ ký số như một công nghệ xác thực đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và bằng chứng về việc không từ chối nội dung đã ký. Bạn có thể tự tin trong giao dịch của mình. Ngoài ra, sử dụng chữ ký số còn giảm chi phí tài liệu và giấy tờ liên quan đến quản trị truyền thống; Tạo thuận lợi về hành lang pháp lý, giao dịch trực tuyến với thuế, hải quan, ngân hàng điện tử, ...Chữ ký điện tử có an toàn không?

Một trong những câu hỏi thường gặp nhất, ngoài việc có cần chữ ký điện tử hay không, là tính bảo mật của chữ ký điện tử. Hiện tại, hình thức phổ biến nhất của chữ ký điện tử là một mã thông báo USB với một cặp khóa. Do đó, các công ty có thể hoàn toàn chắc chắn rằng thông tin sẽ không bị đánh cắp hoặc sai sót. Tuy nhiên, các doanh nghiệp không nên chủ quan khi sử dụng dịch vụ.Một số nhà cung cấp không tốt có thể gây ra vấn đề cho các công ty về bảo mật của chữ ký số. Doanh nghiệp cần tìm hiểu, cân nhắc và lựa chọn những nhà cung cấp đáng tin cậy trên thị trường.

Đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch điện tử

Lợi ích tiếp theo mà chữ ký số mang lại cho người dùng là đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch điện tử. Bởi vì nó có thể đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu điện tử và xác định danh tính của chủ sở hữu chữ ký số. Có thể nói, việc sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử là cơ sở để văn bản điện tử có giá trị tương đương với văn bản giấy.Vì vậy, chữ ký số hiện nay được coi là phương thức duy nhất để đảm bảo tính hợp pháp của văn bản điện tử.

Giúp tiết kiệm tối đa thời gian xử lý văn bản

Việc sử dụng chữ ký số không chỉ giúp ký các văn bản điện tử mà còn giảm bớt thời gian và công sức trong việc xử lý các văn bản của tổ chức, doanh nghiệp và kế toán. Trước đây, khi ký bằng tay, cần phải in văn bản ra giấy, nhưng với chữ ký số bạn có thể tạo hàng loạt chữ ký văn bản điện tử trong thời gian ngắn.

Cách sử dụng chữ ký số USB token như thế nào?

Chữ ký số USB token được sử dụng để xác nhận thay cho chữ ký số của doanh nghiệp trên các loại văn bản, hợp đồng, tài liệu được thực hiện trong các giao dịch. Tùy vào từng trường hợp mà chữ ký số được sử dụng như thế nào cho phù hợp.

Cụ thể: Cách sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp: Được dùng để đăng ký kinh doanh, ký hóa đơn điện tử, kê khai và nộp thuế, bảo hiểm xã hội, hải quan, các chứng từ giao dịch nội bộ, hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế.

Cách sử dụng chữ ký số trong các đơn vị hành chính nhân sự: Ký hóa đơn điện tử/biên lai điện tử, kê khai và nộp thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội, dịch vụ công của kho bạc, nộp báo cáo kinh tế, chứng từ trong giao dịch nội bộ, hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế.

Cách sử dụng chữ ký số cho cá nhân: Dùng để kê khai, quyết toán thuế thu nhập cá nhân, giao dịch ngân hàng, tín dụng, hợp đồng kinh tế, ký văn bản điện tử.

Giải pháp chữ ký số mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tối ưu hóa các thủ tục và quy trình từ đó có thể giảm thiệu nhiều chi phí. Nếu bạn cần tư vấn thêm xin hãy liên hệ FPT CA để được hỗ trợ.

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ

19006625

Hotroca@fpt.com.vn

esign.fpt.com.vn