Nghiệp vụ bán hàng

Lợi ích đặc biệt mà chữ ký số đem lại

August 9th, 2022
257

Sự ra đời của văn bản điện tử đã kéo theo sự xuất hiện của giao dịch điện tử, từ đó phát sinh nhu cầu ký trên văn bản điện tử để thực hiện được các giao dịch ấy, và đó cũng là lúc mà chữ ký số được hình thành.

Không chỉ giúp thực hiện ký trên các tài liệu điện tử, chữ ký số còn có giá trị sử dụng vô cùng lớn bởi những lợi ích hữu dụng và thiết thực mà nó mang lại. Vậy cụ thể thì doanh nghiệp và kế toán nhận được những lợi ích gì khi sử dụng chữ ký số? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Khái niệm chữ ký số

Chữ ký điện tử về bản chất là một thông điệp dữ liệu (một tệp văn bản, bộ ký tự hoặc một số loại thông điệp dữ liệu được tạo bởi phần mềm chữ ký số dựa trên các thuật toán nhất định). Công thức tạo chữ ký điện tử phụ thuộc vào ba đầu vào:

(i) Tài liệu điện tử được ký

(ii) Khóa cá nhân

(iii) Phần mềm ký điện tử.

Khóa bí mật có thể đơn giản là một mật khẩu hoặc một thông điệp dữ liệu. Phần mềm chữ ký số là phần mềm có chức năng tạo chữ ký số từ hai yếu tố là văn bản cần ký và khóa bí mật, đồng thời gắn chữ ký số đã tạo vào tin nhắn gốc.

Vai trò của chữ ký số

Chữ ký số thực hiện chức năng đảm bảo an toàn cho các giao dịch điện tử. Đây là yếu tố quan trọng nhất và là tiền đề cho việc chuyển đổi từ giao dịch giấy chất lượng cao sang giao dịch trực tuyến, mang lại lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế.

Thay vì truy cập vào một trang web, điền vào các mẫu đơn đặt hàng, hoàn thành các giao dịch có sẵn, sau đó in ra và ký theo cách truyền thống và gửi thư hoặc fax đơn đặt hàng, việc sử dụng các thư được ký điện tử cho phép thực hiện các bước cuối cùng trong quy trình giao dịch tự động trên mạng.

Trong môi trường Internet mở ngày nay, nơi mà các giao dịch đặc biệt liên quan đến thanh toán, tài chính và ngân hàng, các doanh nghiệp cần nhận thức được tầm quan trọng và vai trò của bảo mật và quy định trong vấn đề này.

Trong các giao dịch thương mại điện tử B2C, giá trị giao dịch nhỏ, người ta thường sử dụng thông tin thẻ tín dụng để xác minh sự đồng ý, và việc sử dụng thông tin này tương đương với một “chữ ký” khi thực hiện các giao dịch này. Trong các giao dịch thương mại điện tử B2C có giá trị cao, tầm quan trọng của giao dịch yêu cầu sử dụng chữ ký số và yêu cầu mức độ bảo mật được nâng cao hơn.

Chữ ký điện tử dùng để làm gì?

Chữ ký số được sử dụng để ký hợp đồng với các đối tác, tương đương với chữ ký viết tay và con dấu. Bạn cũng có thể sử dụng chữ ký điện tử để thực hiện các thủ tục hành chính, kê khai nộp thuế qua mạng, nộp các khoản đóng góp an sinh xã hội, kê khai với cơ quan hải quan qua mạng Internet mà không cần phải đến tận nơi khai báo. Ngoài ra, chữ ký điện tử còn mang lại những lợi ích như:

Tiết kiệm thời gian

Chữ ký số giúp các công ty, đối tác ký kết hợp đồng nhanh chóng và bảo mật.Các công ty không phải mất thời gian họp mà vẫn có thể ký hợp đồng và cộng tác. Đối với các giao dịch điện tử khác như khai và nộp thuế, cộng tác với các cơ quan chính phủ,… bạn chỉ cần ngồi tại nhà với máy tính kết nối Internet là có thể hoàn thành các công việc này.

Xác định được nguồn của văn bản

Một ưu điểm không thể phủ nhận của chữ ký số là khả năng xác định tác giả và tính nguyên gốc của tài liệu. Vì không thể thay đổi khi đã ký nên dù chỉ thay đổi 1 chữ số, văn bản sẽ không mang lại kết quả kiểm tra phù hợp, dẫn đến không hợp lệ.

Vì vậy, để xác minh tính toàn vẹn và nguồn gốc của một tài liệu, chữ ký điện tử là công cụ duy nhất có khả năng làm điều đó. Văn bản điện tử được ký bằng chữ ký số được coi là cơ sở pháp lý để bảo vệ lợi ích hợp pháp của người tham gia giao dịch điện tử trong thời đại số ngày nay.

Cải thiện hiệu quả quy trình làm việc

Chữ ký số giúp công việc của bạn hiệu quả hơn. Quản lý và theo dõi tài liệu được thực hiện với ít nỗ lực và ít thời gian hơn. Nhiều tính năng chữ ký số giúp tăng tốc quy trình làm việc, ví dụ: Thông báo qua email nhắc nhở người ký làm như vậy; Theo dõi trạng thái giúp bạn biết tài liệu đang ở giai đoạn nào, ...

FPT hy vọng bài viết này sẽ đem lại cho bạn kiến thức bổ ích!

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ

19006625

Hotroca@fpt.com.vn

esign.fpt.com.vn