Nghiệp vụ văn phòng

Lợi ích của văn phòng không giấy

July 6th, 2022
271

Văn phòng không giấy là gì?

Văn phòng không giấy hay văn phòng điện tử hiểu một cách đơn giản là, ở mô hình văn phòng này, các văn bản được in bằng giấy đã được thay thế bằng máy tính, phần mềm công nghệ giao dịch và các công cụ giao tiếp qua internet.

Lợi ích của mô hình văn phòng không giấy tờ

1. Tiết kiệm thời gian

Việc số hóa toàn bộ dữ liệu lên phần mềm hỗ trợ nhân viên tìm kiếm thông tin nhanh chóng chỉ với 1 nút bấm, thay vì chật vật tìm kiếm hàng tập giấy tờ chất đống trong tủ tiêu tốn rất nhiều thời gian.Thời gian dành cho việc nộp đơn, sắp xếp và tìm kiếm tài liệu giấy nên được tối ưu để nhân sự tập trung cho những công việc hiệu quả hơn hay những dự án tạo ra doanh thu.

2. Tiết kiệm diện tích văn phòng

Văn phòng không giấy tờ giúp loại bỏ những chướng ngại vật phổ biến này, giải phóng không gian nhường chỗ cho bất kỳ thứ gì khác mà nhân viên của bạn cần như phòng họp rộng rãi, khu vực ăn trưa, nghỉ ngơi, giải trí,...Không gian làm việc quyết định tới 60% hiệu suất làm việc của nhân viên

3. Tiết kiệm rất nhiều chi phí

Chi phí giấy, mực in và bảo trì máy in hoàn toàn có thể được tiết kiệm về lâu dài bằng cách chuyển đổi sang mô hình văn phòng không giấy, hoặc ít nhất là một văn phòng gần như không có giấy chỉ với một máy in tập trung. Như vậy, doanh nghiệp gần như loại bỏ 99% giấy tờ và thời gian lãng phí cho các thao tác hành chính lặp đi lặp lại.

4.Tự động hóa quy trình làm việc

Với các phần mềm quản lý tài liệu điện tử, nhân viên của bạn có thể sắp xếp các tệp tài liệu chỉ trong vài cú nhấp chuột và dễ dàng tìm thấy chính xác những gì họ cần.

5. Tính bảo mật cao

Phần mềm quản lý tài liệu với khả năng bảo mật tuyệt đối có thể giải quyết triệt để vấn đề này. Người quản trị hệ thống có thể thiết lập quyền truy cập chi tiết, quyền này chỉ định quyền ở cấp tài liệu hoặc cấp hệ thống. Các tài liệu vật lý rất khó theo dõi – hàng đống giấy có thể bị thất lạc hoặc bị mối mọt hoặc kém chất lượng theo thời gian. Cũng rất khó để kiểm soát việc truy cập, in và sao chép các tệp nhạy cảm

Văn phòng không-giấy-tờ, viễn cảnh mơ ước của doanh nghiệp khi mọi thủ tục, giấy tờ, ghi chép đều được số hoá và quản lý trên cloud. Tất cả công đoạn truy xuất, theo dõi, phê duyệt và báo cáo được quản lý đồng bộ, duy nhất trên một nền tảng.

Liên hệ: 19006625

Email: Hotroca@fpt.com.vn