Nghiệp vụ văn phòng

Liệu có bắt buộc doanh nghiệp sử dụng chữ ký số không?

August 1st, 2022
1335

Thời đại công nghệ 4.0, chữ ký số càng thể hiện rõ vai trò trong việc rút ngắn khoảng cách giữa không gian, thời gian là yếu tố quan trọng trong các hoạt động mua bán giao dịch của các công ty, doanh nghiệp. Vì vậy; Chữ ký số ra đời giúp cho Doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, công sức trong một số công việc giao dịch với Ngân hàng, cơ quan hành chính…Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu và nắm rõ chữ ký số là gì? Ưu điểm như nào và chúng có công dụng ra sao. Hãy cùng tìm hiểu “chữ ký số là gì ” qua bài viết sau đây.

Ứng dụng chữ ký số là gì?

Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP về Quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số nêu rõ: “Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác: Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa; Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Mục đích của việc sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp

Chữ ký điện tử được sử dụng để xác thực tất cả các tài liệu điện tử phản ánh các giao dịch tài chính được thực hiện. Đây là 3 trong nhiều mục đích mà tổ chức cần sử dụng chữ ký số:

Chữ ký số sử dụng trong hợp đồng đối tác

Hợp đồng hợp tác giữa hai tổ chức là hợp đồng xác minh việc thực hiện trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của hai bên thông qua thỏa thuận. Chữ ký số doanh nghiệp thay thế chữ ký thực hiện bằng tay của đại diện hai bên để xác minh tính pháp lý của hợp đồng điện tử.

Chữ ký điện tử để đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là chứng từ yêu cầu bắt buộc có chữ ký số để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của hóa đơn điện tử. Theo quy định tại Nghị định 119/2020/NĐ-CP, trước ngày 01/07/2022, tất cả các công ty phải sử dụng hóa đơn điện tử.Nhưng doanh nghiệp nên sử dụng sớm mang vì nó nhiều lợi ích.

Xác nhận giao dịch điện tử của tổ chức

Các giao dịch từ ngân hàng, nộp thuế, kê khai bảo hiểm xã hội, hải quan,…cần có chữ ký số của doanh nghiệp để xác minh mới có giá trị khi quyết toán với cơ quan thuế.

Đối tượng sử dụng chữ ký số

Chữ ký số của tổ chức là con dấu của tổ chức, đồng thời là chữ ký số của người đại diện trước pháp luật của tổ chức (người sở hữu chứng thư) Người đại diện trước pháp luật của tổ chức sẽ là người quản lý/sử dụng.

Có thể phân công người quản lý/sử dụng chữ ký số (như con dấu của tổ chức) (Ví dụ: nhân viên văn thư) Giá trị pháp lý của chữ ký số. Pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì được ký bởi chữ ký số của cơ quan tổ chức

Ngữ cảnh sử dụng trong các giao dịch của tổ chức theo phân công chức năng quyền hạn của tổ chức Hiện nay chưa có quy định cụ thể về việc sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp, đối với HCSN thì có quy định tại thông tư 41/2017/TT-BTTTT, Thông tư 01/2019/TT-BNV hướng dẫn thì: Hồ sơ nào có yêu cầu ký tên và đóng dầu thì dùng 2 chữ ký số: 1 của cá nhân trong tổ chức, 1 của tổ chức Hồ sơ nào yêu cầu ký tên thì dùng chữ ký số của cá nhân trong tổ chức Theo nghị định 130/2018/NĐ-CP thì quy định: Hồ sơ nào có yêu cầu đóng dấu thì dùng chữ ký số của tổ chức

Doanh nghiệp có bắt buộc sử dụng chữ ký số không?

Hiện tại không có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số trong hoạt động kinh doanh.

Theo khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử. Tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số, cụ thể:

Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán. (Điểm e khoản 1 Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC)

Hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, khi sử dụng hóa đơn điện tử phải có phần chữ ký số. (Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP)

Người nộp thuế thực hiện hoạt động kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật. (Khoản 10 Điều 17 Luật quản lý thuế 2019)

Chữ ký số giúp doanh nghiệp thực hiện những giao dịch nào?

Theo quy định về giao dịch điện tử, chữ ký số là phương tiện giúp doanh nghiệp:

- Khai thuế qua mạng: Luật Quản lý thuế quy định rõ, các công ty đóng trên địa bàn tỉnh, thành phố có đủ cơ sở hạ tầng CNTT phải nộp thuế qua mạng. Chữ ký số sẽ giúp doanh nghiệp thay thế chữ ký thủ công và hợp pháp hóa quy trình khai thuế. Điều này được hiểu rằng nếu không có chữ ký điện tử, một công ty không thể khai thuế trực tuyến vì không có phương pháp xác minh danh tính của công ty.

- Ký hóa đơn điện tử hợp lệ: Theo hướng dẫn về hóa đơn điện tử của Bộ Ngân khố, nội dung của hóa đơn điện tử bao gồm: chữ ký điện tử của người bán; ngày, tháng, năm lập và gửi biên lai; chữ ký điện tử của người mua, nếu người mua là một thực thể thanh toán. Do đó, hóa đơn điện tử phải có chữ ký của người bán. Doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số để ký hóa đơn một cách hợp lệ.

- Khai báo An sinh xã hội điện tử: Doanh nghiệp muốn khai báo An sinh xã hội điện tử phải có chữ ký số hợp lệ. Chữ ký số giúp cơ quan có thẩm quyền xác định người kê khai và giao trách nhiệm pháp lý cho người kê khai đó.

Hy vọng những tư vấn và thông tin giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về chữ ký số là gì? Có bắt buộc phải dùng chữ ký số? Nếu còn băn khoăn, thắc mắc vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết.

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ

19006625

Hotroca@fpt.com.vn

esign.fpt.com.vn