Nghiệp vụ văn phòng

Giới thiệu về chữ ký số trong doanh nghiệp

August 1st, 2022
1323

Chữ ký số không phải là một khái niệm quá mới mẻ nhưng không phải ai cũng có cái nhìn chính xác. Để hiểu rõ hơn về chữ ký số điện tử, các quy định xung quanh về việc đăng ký và sử dụng hãy theo dõi cụ thể hơn trong bài viết dưới đây.

Khái niệm/ định nghĩa về chữ ký số

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách chuyển đổi một thông điệp dữ liệu với một hệ thống mật mã không đối xứng, trong đó người nhận thông điệp dữ liệu gốc và khóa công khai của người ký được nhận dạng chính xác: Phép biến đổi trên được tạo ra với đúng khóa riêng tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa; Tính toàn vẹn của nội dung thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện chuyển đổi trước đó (Căn cứ khoản 6, điều 3, nghị định 130/2018/NĐ-CP ban hành Luật về Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số

Đối tượng sử dụng chữ ký số

Với sự phát triển nhanh chóng của Internet và công nghệ thông tin giúp các cá nhân, các tổ chức, công ty,… để rút ngắn các thủ tục giấy tờ, quy trình hành chính. Thay vì mất thời gian chờ đợi và đến cơ quan chức năng hoặc đơn vị dịch vụ để ký bằng tay, các công ty có thể dễ dàng kê khai thuế, nghĩa vụ, an sinh xã hội, ký hóa đơn điện tử,... tại cơ quan hoặc tại nhà bằng USB token (chữ ký số).

Bất kỳ cá nhân, tổ chức, công ty nào cũng có thể có và sử dụng chữ ký số của riêng mình khi họ cần ký điện tử vào các văn bản, hợp đồng, cam kết, v.v. Chữ ký điện tử và chữ ký trên giấy có vai trò rất quan trọng trong mọi hệ thống pháp luật.

Tính pháp lý của chữ ký số

Giá trị pháp lý của chữ ký số được mô tả tại Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP như sau: Nếu pháp luật quy định các văn bản phải có chữ ký thì yêu cầu cung cấp thông điệp dữ liệu sẽ được xem xét thỏa đáng nếu thông điệp dữ liệu với được ký bằng chữ ký số và chữ ký số này được bảo mật theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

Khi một tài liệu được cơ quan có thẩm quyền yêu cầu xác nhận bằng con dấu một tài liệu, thông điệp dữ liệu được coi là đáp ứng yêu cầu đó nếu thông điệp dữ liệu được ký bằng chữ ký số của cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được bảo vệ như quy định trong Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

Lợi ích của ứng dụng chữ ký số trong doanh nghiệp

Lợi ích của việc sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp có thể coi chữ ký số là một công nghệ xác thực đảm bảo tính toàn vẹn và bằng chứng của dữ liệu, nếu không từ chối nội dung đã ký thì doanh nghiệp có thể an toàn tuyệt đối trong các giao dịch của mình. Ngoài ra, sử dụng chữ ký số còn giảm chi phí tài liệu và giấy tờ liên quan đến quản trị truyền thống; Tạo thuận lợi về hành lang pháp lý, giao dịch trực tuyến với thuế, hải quan, ngân hàng điện tử,... Kể từ đó, các hoạt động điện tử cũng được khuyến khích mà không mất hơn thì giờ trong quá trình chờ đợi và di chuyển.

Việc ký văn bản điện tử nhanh hơn, mọi lúc, mọi nơi. Tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chuyển giao tài liệu và hồ sơ đã ký cho các đối tác, khách hàng và các cơ quan chính phủ nhanh hơn. Nhằm góp phần nâng cao nhận thức về vai trò cần thiết của việc sử dụng văn bản điện tử, hạn chế tối đa văn bản giấy trong quá trình làm việc, đảm bảo gửi/nhận an toàn, xác thực, góp phần nâng cao an toàn thông tin mạng.

Một số câu hỏi liên quan đến chữ ký số thường gặp

1. Nếu chữ ký điện tử hết hạn sử dụng, làm thế nào để có thể xác thực hóa đơn bằng cách nào?

Trong trường hợp này, công ty phải liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để gia hạn chúng. Thông tin sau đó được cập nhật vào mạng dữ liệu của Tổng cục Thuế doanh nghiệp. Các công ty tiếp tục cập nhật chứng thư điện tử của họ trên trang web www.laphoadon.gdt.gov.vn có thể sử dụng chữ ký số thông thường.

2. Có thể sử dụng nhiều chữ ký số cùng lúc không?

Một công ty có thể tạo nhiều chữ ký số miễn là hợp lệ và được cập nhật đầy đủ trong hệ thống dữ liệu của Tổng cục Thuế.

3. Người mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?

Hóa đơn điện tử có định dạng file XML nên người mua có thể dễ dàng lưu trên máy tính như các văn bản thông thường khác, văn bản Word, Excel. Ngoài ra, người mua cũng có thể lưu trữ hóa đơn điện tử trên các thiết bị như ổ cứng, USB hay icloud, ...

Hi vọng chia sẻ bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về chữ ký số và những điều cần lưu ý khi sử dụng trong thực tế cuộc sống. Những chia sẻ trên sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn, đỡ tốn thời gian và công sức hơn trong quá trình sử dụng do FPT CA hoàn toàn tuân thủ các quy định của pháp luật và là một trong những dịch vụ được Tổng cục Thuế đánh giá và chứng nhận.

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ

19006625

Hotroca@fpt.com.vn

esign.fpt.com.vn