Nghiệp vụ văn phòng

Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số cho những mục đích gì?

August 2nd, 2022
1364

Khái niệm chữ ký số không còn xa lạ trong kinh doanh. Tuy nhiên trên thực tế, khi mới sử dụng chữ ký số, nhiều doanh nghiệp và kế toán vẫn còn lúng túng với nhiều câu hỏi: Chữ ký số là gì? Những lợi ích và hạn chế của chữ ký điện tử.

Chữ ký điện tử là gì?

Sẽ có nhiều câu hỏi khiến các công ty bối rối khi bắt đầu sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Những thông tin dưới đây sẽ giúp các công ty hiểu và sử dụng chữ ký số một cách hiệu quả. Chữ ký số hay còn gọi là chứng thư số, mã thông báo điện tử,... Là thiết bị mã hóa toàn bộ dữ liệu và thông tin của công ty nhằm thay thế người ký và có quyền thay đổi con dấu nếu nằm ngoài quy định của pháp luật.

Các thông tin trong chữ ký số bao gồm:

Tên công ty bao gồm: mã số thuế, tên công ty….

Số chứng thư số (số sê-ri).

Thời hạn hiệu lực của chứng thư số.Tên tổ chức chứng thực chữ ký số.

Chữ ký số của tổ chức chứng thực chữ ký số.

Giới hạn về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số và các nội dung cần thiết khác theo yêu cầu của Bộ Thông tin và Truyền thông.

Chữ ký số có thể ứng dụng rộng rãi trong nghiệp vụ doanh nghiệp

Chữ ký số có thể được sử dụng thay thế chữ ký tay trong tất cả các trường hợp giao dịch thương mại điện tử trong môi trường số, bao gồm: Sử dụng chữ ký số trong các giao dịch thư điện tử, ký vào các email để các đối tác, khách hàng của bạn biết có phải bạn là người gửi thư không.

Sử dụng chữ ký số để thanh toán online, chuyển tiền trực tuyến mà không sợ bị mất cắp tiền như với đối với các tài khoản VISA, Master. Các đối tác có thể ký hợp đồng kinh tế hoàn toàn trực tuyến không cần gặp mặt trực tiếp với nhau, chỉ cần ký vào file hợp đồng và gửi qua email.

Dùng để kê khai, nộp thuế trực tuyến, khai báo hải quan và thông quan trực tuyến mà không phải mất thời gian in các tờ khai, trình ký đóng dấu đỏ của công ty rồi đến cơ quan thuế xếp hàng và ngồi đợi để nộp tờ khai này. Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số giúp việc ký kết văn bản có thể diễn ra ở bất cứ đâu, không bị giới hạn bởi khoảng cách địa lý.

Theo Khoản 10 Điều 17 Luật quản lý thuế 2019, chữ ký số áp dụng khi người đại diện pháp lý nộp thuế thực hiện hoạt động kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin. Theo quy định của pháp luật, người nộp thuế sẽ phải thực hiện kê khai, nộp thuế và giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua các phương tiện điện tử.

Những lợi ích và hạn chế khi sử dụng chữ ký số

Lợi ích của việc sử dụng chữ ký số

Các doanh nghiệp có thể xem chữ ký số như một công nghệ xác thực đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và là bằng chứng về sự không thoái thác của nội dung đã ký. Bạn có thể hoàn toàn tin tưởng vào giao dịch của mình.

Ngoài ra, việc sử dụng chữ ký số còn giúp giảm chi phí công văn, giấy tờ với phương thức quản lý truyền thống; Thuận lợi về hành lang pháp lý, giao dịch trực tuyến với thuế, hải quan, ngân hàng điện tử, ...

Tiết kiệm thời gian, giảm chi phí nhân công, di chuyển, công ty không cần gặp gỡ, giảm thiểu trở ngại về khoảng cách địa lý.

Lưu ý: Căn cứ vào mục 35 của Luật Giao dịch Điện tử 2005, các bên tham gia giao dịch phải đồng ý với nhau về việc sử dụng chữ ký điện tử để chữ ký điện tử có hiệu lực.

Những hạn chế trong việc sử dụng chữ ký số

Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, việc sử dụng chữ ký số hiện nay vẫn còn nhiều hạn chế. Trong đó, vẫn còn các lỗi chưa cài đặt Java hoặc không hỗ trợ Internet Explorer, các lỗi “Tệp chưa được đăng ký khai báo nội tuyến”, “Cấu trúc hoặc tên tệp tờ khai không hợp lệ”...

Khi sử dụng phần mềm khai thuế qua mạng không cập nhật được dữ liệu đã sửa của tờ khai sai sau khi đã hết thời hạn khai thuế. Bên cạnh đó, khả năng truy cập mạng và sử dụng các vùng hỗ trợ kê khai của doanh nhân, kế toán còn hạn chế dẫn đến việc sử dụng chữ ký số gặp nhiều khó khăn.

Cơ sở hạ tầng và công nghệ thông tin chất lượng chưa tốt, gây ách tắc cục bộ, hệ thống máy tính của nhiều công ty không tương thích với bộ phận hỗ trợ khai thuế của Bộ Tài chính.

Trên đây là những chia sẻ của FPT. Chúng tôi mong rằng bài viết trên sẽ hữu ích cho bạn đọc. Hẹn gặp lại các bạn ở những bài viết tiếp theo!

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ

19006625

Hotroca@fpt.com.vn

esign.fpt.com.vn