Nghiệp vụ văn phòng

Doanh nghiệp có cần sử dụng chữ ký số hay không? Vì sao?

August 8th, 2022
1347

Chữ ký số không phải là một khái niệm quá mới mẻ nhưng không phải ai cũng có cái nhìn chính xác.. Để hiểu rõ hơn về chữ ký số điện tử, các quy định xung quanh về việc đăng ký và sử dụng hãy theo dõi cụ thể hơn trong bài viết dưới đây.

Chữ ký số doanh nghiệp là gì?

Chữ ký số doanh nghiệp được định nghĩa trong Nghị định 130 của Chính phủ như sau: “Chữ ký số doanh nghiệp là một loại chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách chuyển đổi một thông điệp dữ liệu bằng mật mã không đối xứng. Do đó, chủ sở hữu của thông điệp dữ liệu ban đầu, cùng với khóa công khai của người ký, có thể xác định chính xác:

Phép biến đổi được đề cập ở trên được tạo bằng khóa cá nhân chính xác, khớp với khóa công khai của cùng một cặp khóa. Lưu trữ Nội dung Thông báo chứa dữ liệu từ thời điểm chuyển đổi trước đó.

Nói chung, chữ ký điện tử là một chữ ký điện tử được mã hóa theo thuật toán. Trong các công ty, chữ ký số được sử dụng để chứng thực các văn bản, tài liệu số. Cần hiểu rằng ý nghĩa pháp lý của chữ ký số của công ty có thể so sánh với con dấu hoặc chữ ký của người đại diện của công ty. Vì vậy, tính bảo mật của chữ ký số công ty luôn được đặt lên hàng đầu.

Chức năng của chữ ký số là gì?

Chức năng chính của chữ ký số là thực hiện các giao dịch điện tử một cách an toàn và được công nhận về mặt pháp lý.

Đặc biệt, chữ ký số là giải pháp thay thế chữ ký viết tay trong các giao dịch thương mại điện tử trong môi trường công nghệ, tăng tốc độ, tiết kiệm thời gian giao dịch và đảm bảo tính bảo mật.Chữ ký số cá nhân có giá trị pháp lý như chữ ký viết tay và đảm bảo giao dịch hợp pháp.

Chữ ký số trong công ty có giá trị như con dấu và là người đại diện theo pháp luật của công ty. Chữ ký số được sử dụng để ký các giao dịch như email, thư để xác nhận chính xác người gửi thư cho khách hàng.

Chữ ký số có thể sử dụng để kê khai thuế qua mạng hoặc khai hải quan qua mạng. Chữ ký điện tử được sử dụng để thanh toán bảo hiểm, đầu tư chứng khoán và chuyển tiền một cách an toàn và bảo mật toàn diện. Hợp đồng giữa hai công ty cũng có thể được ký trực tuyến bằng cách sử dụng chữ ký điện tử.

Lợi ích khi sử dụng chữ ký số

Dưới đây FPT sẽ phân tích cụ thể để giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về những lợi ích mang lại của chữ ký số điện tử:

Văn bản điện tử sử dụng chữ ký số có giá trị pháp lý như văn bản đã được đóng dấu và ký bằng tay. Chữ ký điện tử là phương pháp duy nhất để nhận biết tính hợp pháp của tài liệu điện tử.

Lưu trữ tập trung nhiều tài liệu trên cùng một nền tảng

Sau khi các tài liệu được ký, tất cả dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng. Điều này giữ thông tin an toàn và đơn giản hóa việc trích xuất tài liệu. Mặt khác, khi tích hợp quy trình, các tài liệu được phân biệt theo nhãn, các tài liệu này thuộc bộ phận nào, dự án nào, công việc nào, ai thực hiện ...

Khi tra cứu bạn chỉ có cách tìm kiếm. trường thông tin và bạn sẽ thấy.Điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian so với việc xử lý nhiều chương trình khác nhau hoặc xử lý tài liệu thủ công.

Ngăn chặn giả mạo chữ ký

Không thể tạo một chữ ký điện tử giống hệt với một chữ ký điện tử khác. Vì mỗi chữ ký điện tử đều được mã hóa khác nhau. Điều này giúp ngăn chặn việc lạm dụng giả mạo chữ ký để làm giả tài liệu.

Tiết kiệm thời gian và công sức

Phòng nhân sự không cần tách chữ ký số, tạo tài liệu riêng, tạo phê duyệt riêng trong các hệ thống khác nhau khi được thống nhất trong một quy trình nền tảng duy nhất.Sự tích hợp này giúp tiết kiệm thời gian xem xét, chuẩn hóa hoạt động nội bộ và nâng cao hiệu quả quản lý.

Với chữ ký thủ công, các tài liệu không còn phải mang đi xác minh nữa, mọi thứ đều có sẵn trong quy trình tự động. Từ quy trình nội bộ doanh nghiệp đến quy trình ký: phát hành tài liệu ra bên ngoài công ty, nó được cài đặt tự động. Sau khi thực hiện, hệ thống sẽ tự động thay đổi các bước và gửi thông báo đến các phòng ban.

Chúng tôi mong rằng chia sẻ bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về chữ ký số và những điều cần lưu ý khi sử dụng chúng trên thực tế. Giúp công ty chủ động, hạn chế thời gian và công sức trong quá trình tiêu thụ.

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ

19006625 sign.fpt.com.vn

Hotroca@fpt.com.vn

esign.fpt.com.vn