Nghiệp vụ văn phòng

Doanh nghiệp cần phải sử dụng chữ ký số không?

August 1st, 2022
1303

Thời đại công nghệ 4.0, chữ ký số càng thể hiện rõ vai trò trong việc rút ngắn khoảng cách giữa không gian, thời gian là yếu tố quan trọng trong các hoạt động mua bán giao dịch của các công ty, doanh nghiệp. Vì vậy; Chữ ký số ra đời giúp cho Doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, công sức trong một số công việc giao dịch với Ngân hàng, cơ quan hành chính…Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu và nắm rõ chữ ký số là gì?. Ưu điểm như nào và chúng có công dụng ra sao. Hãy cùng tìm hiểu “chữ ký số là gì ” qua bài viết sau đây.

Ứng dụng chữ ký số là gì?

Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP về Quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số nêu rõ: “Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác: Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa; Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Mục đích của việc sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp

Chữ ký điện tử được sử dụng để xác thực tất cả các tài liệu điện tử phản ánh các giao dịch tài chính được thực hiện. Đây là 3 trong nhiều mục đích mà tổ chức cần sử dụng chữ ký số:

Chữ ký số sử dụng trong hợp đồng đối tác

Hợp đồng hợp tác giữa hai tổ chức là hợp đồng xác minh việc thực hiện trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của hai bên thông qua thỏa thuận. Chữ ký số doanh nghiệp thay thế chữ ký thực hiện bằng tay của đại diện hai bên để xác minh tính pháp lý của hợp đồng điện tử.

Chữ ký điện tử để đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là chứng từ yêu cầu bắt buộc có chữ ký số để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của hóa đơn điện tử. Theo quy định tại Nghị định 119/2020/NĐ-CP, trước ngày 01/07/2022, tất cả các công ty phải sử dụng hóa đơn điện tử.Nhưng doanh nghiệp nên sử dụng sớm mang vì nó nhiều lợi ích.

Xác thực các giao dịch điện tử của tổ chức

Doanh nghiệp cần có chữ ký số của công ty để việc xác thực có giá trị khi ra quyết định với cơ quan thuế hay như giao dịch với ngân hàng, nộp thuế, kê khai an sinh xã hội, hải quan,…

Doanh nghiệp có bắt buộc sử dụng chữ ký số không?

Hiện tại không có quy định nào bắt buộc các công ty phải sử dụng chữ ký số trong hoạt động kinh doanh của mình. Theo quy định tại Khoản 3 Điều 26 Luật Công ty 2020, tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo Luật Giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký thành lập công ty qua mạng thông tin điện tử.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, các công ty bắt buộc phải sử dụng chữ ký số, cụ thể:

Chữ ký điện tử theo luật người bán; Ngày, tháng và năm hóa đơn được tạo và gửi. Chữ ký điện tử theo luật người mua, nếu người mua là pháp nhân lập hóa đơn.(Điểm e Khoản 1 Điều 6 Thông tư 32/2011 / TT-BTC)

Hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ khi sử dụng hóa đơn điện tử phải có chữ ký số. (Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018 / NĐ-CP)

Người nộp thuế kinh doanh trong lĩnh vực có hạ tầng CNTT theo quy định của pháp luật phải kê khai, nộp thuế và thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan quản lý thuế. (Khoản 10 Điều 17 Luật Quản lý thuế 2019)

Chữ ký số giúp doanh nghiệp thực hiện những giao dịch nào?

Theo quy định về giao dịch điện tử, chữ ký số là phương tiện giúp doanh nghiệp:

- Khai thuế qua mạng: Luật Quản lý thuế quy định rõ, các công ty đóng trên địa bàn tỉnh, thành phố có đủ cơ sở hạ tầng CNTT phải nộp thuế qua mạng. Chữ ký số sẽ giúp doanh nghiệp thay thế chữ ký thủ công và hợp pháp hóa quy trình khai thuế.Điều này được hiểu rằng nếu không có chữ ký điện tử, một công ty không thể khai thuế trực tuyến vì không có phương pháp xác minh danh tính của công ty.

- Ký hóa đơn điện tử hợp lệ: Theo hướng dẫn về hóa đơn điện tử của Bộ Ngân khố, nội dung của hóa đơn điện tử bao gồm: chữ ký điện tử của người bán; ngày, tháng, năm lập và gửi biên lai; chữ ký điện tử của người mua, nếu người mua là một thực thể thanh toán. Do đó, hóa đơn điện tử phải có chữ ký của người bán. Doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số để ký hóa đơn một cách hợp lệ.

- Khai báo An sinh xã hội điện tử: Doanh nghiệp muốn khai báo An sinh xã hội điện tử phải có chữ ký số hợp lệ.Chữ ký số giúp cơ quan có thẩm quyền xác định người kê khai và giao trách nhiệm pháp lý cho người kê khai đó.

Những nội dung tư vấn, chia sẻ hữu ích về chữ ký số của FPT CA hy vọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về chữ ký số là gì? Có bắt buộc phải dùng chữ ký số? Nếu còn băn khoăn, thắc mắc vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết.

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ

19006625

Hotroca@fpt.com.vn

esign.fpt.com.vn