Nghiệp vụ văn phòng

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi sử dụng chữ ký số?

August 1st, 2022
1255

Nhiều doanh nghiệp đăng ký mua và sử dụng chữ ký số sau khi thành lập để thuận tiện cho việc quản lý các giao dịch và văn bản. Vậy chữ ký điện tử là gì? Các công ty có phải cẩn thận khi sử dụng chữ ký số trong hoạt động của mình không?

Chữ ký số là gì?

Theo khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định: “Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử có được bằng cách chuyển đổi thông điệp dữ liệu thông qua hệ thống mật mã không đối xứng, trong đó người ký ban đầu nhận được dữ liệu. Thông điệp và khóa công khai của người ký có thể xác định chính xác: Phép biến đổi trên được tạo ra với đúng khóa riêng tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa; Tính toàn vẹn của nội dung thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện chuyển đổi trước đó. Giống như chữ ký điện tử (hay còn gọi là token) là một hình thức ký trên các nền tảng số.

Cấu tạo của chữ ký số

RSA là một thuật toán mật mã khóa công khai. Đây là thuật toán đầu tiên có khả năng tạo chữ ký điện tử cùng lúc với mã hóa. Nó đánh dấu một bước đột phá trong lĩnh vực mật mã sử dụng khóa công khai. RSA được sử dụng rộng rãi trong thương mại điện tử và được coi là an toàn miễn là độ dài khóa đủ lớn.

Dựa trên công nghệ RSA, chữ ký điện tử bao gồm một cặp khóa được mã hóa từ hệ thống mật mã không đối xứng: khóa công khai và khóa cá nhân. Những điều sau được áp dụng: Khóa cá nhân được sử dụng để tạo chữ ký điện tử. Khóa công khai được sử dụng để xác minh và xác thực chữ ký điện tử và xác thực người dùng. Nó được tạo ra bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa.

Người ký là người đăng ký sử dụng khóa cá nhân trong việc ký số vào một thông điệp dữ liệu. Người nhận là tổ chức, cá nhân nhận thông điệp dữ liệu đã ký số từ người ký, sử dụng chứng thư số của người ký để xác minh chữ ký số trên thông điệp dữ liệu nhận được và sau đó là các hoạt động, giao dịch liên quan.

Ký số là việc đưa khóa bí mật vào phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào một số thông điệp dữ liệu nhất định. Chữ ký điện tử được coi là một chữ ký điện tử an toàn nếu nó được tạo ra trong thời gian hiệu lực của chứng thư số và có thể được xác minh bằng khóa công khai. Các công ty/tổ chức/cá nhân muốn tạo chữ ký số trước hết cần có chứng thư số.

Mục đích của việc sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp

Chữ ký điện tử được sử dụng để xác thực tất cả các tài liệu điện tử phản ánh các giao dịch kinh tế xảy ra trong công ty. Đây là 3 mục đích tiêu biểu nhất mà các tổ chức phải sử dụng chữ ký số:

Chữ ký điện tử trong các thỏa thuận đối tác về hợp tác giữa hai tổ chức là một hợp đồng khẳng định việc thực hiện trách nhiệm và quyền lợi của đối tác. Chữ ký số doanh nghiệp thay thế chữ ký thủ công của đại diện hai bên để xác minh tính pháp lý của hợp đồng điện tử.

Chữ ký điện tử để đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn điện tử là chứng từ phải được cung cấp chữ ký số để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của hóa đơn điện tử. Theo quy định tại Nghị định 119/2020/NĐ-CP, trước ngày 01/07/2022, tất cả các công ty phải sử dụng hóa đơn điện tử.Tuy nhiên, sử dụng sớm mang lại nhiều lợi ích.

Xác thực các giao dịch điện tử của tổ chức giao dịch ngân hàng, nộp thuế, kê khai an sinh xã hội, hải quan,… Bạn cần có chữ ký số của công ty để việc xác minh với cơ quan thuế sau khi hoàn tất có hiệu lực.

Cách hoạt động của chữ ký số

Chữ ký số không chỉ đem lại lợi ích trong quá trình sử dụng mà cách hoạt động của chữ ký số cũng rất đơn giản. Bạn chỉ cần cắm USB token vào máy tính của mình khi có nhu cầu sử dụng để thực hiện ký số trên các văn bản ở tất cả các định dạng của file.

Khi sử dụng chữ ký số người dùng hoàn toàn có thể yên tâm vì tất cả các thông tin của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp đều được mã hóa và bảo mật một cách an toàn tuyệt đối. Để bảo vệ chữ ký số người dùng có thể sử dụng khóa cá nhân để bảo mật, một khóa công khai để người dùng có thể sử dụng để đăng nhập vào thiết bị máy tính để thực hiện ký số. Chỉ khi thực hiện mã khóa công khai khớp với mã khóa cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp khi đó người dùng mới có thể thực hiện ký số qua một thiết bị vật lý được gọi là USB token.

Mong rằng chia sẻ bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về chữ ký số và những điều cần lưu ý khi sử dụng trong quá trình sử dụng. Những lưu ý trên giúp công ty chủ động, hạn chế thời gian và công sức trong quá trình sử dụng.

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ

19006625

Hotroca@fpt.com.vn

esign.fpt.com.vn