Nghiệp vụ văn phòng

Có phải 100% doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số không?

August 2nd, 2022
1357

Trong thời đại Công nghệ 4.0, chữ ký số thể hiện rõ vai trò của mình trong việc làm cầu nối giữa không gian và thời gian, là yếu tố quan trọng trong hoạt động thương mại của các công ty, doanh nghiệp. Vì thế; Chữ ký số ra đời giúp các công ty tiết kiệm thời gian và công sức trong một số giao dịch với ngân hàng, cơ quan hành chính... Nhưng không phải ai cũng hiểu và hiểu rõ chữ ký số là gì? Những lợi ích là gì và chúng hoạt động như thế nào?

Chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký điện tử là một dạng của chữ ký điện tử, là thông tin đi kèm với dữ liệu để xác định chủ sở hữu của dữ liệu đó. Đó là thông tin được mã hóa bằng khóa cá nhân của người gửi, nó giống như một con dấu điện tử của một người, công ty hoặc tổ chức.

Chữ ký số tiếng Anh là gì?

Chữ ký số tiếng anh là digital signature, nhiều khách hàng nhầm lẫn chữ ký số với với chữ ký điện tử là electronic signature, tuy nhiên cần lưu ý mặc dù thường được dùng thay thế nhau nhưng không hoàn toàn cùng nghĩa.

Ai được sử dụng chữ ký số?

Nhìn chung các cá nhân, tổ chức đều có thể là đối tượng sử dụng chữ ký số. Tuy nhiên xét về giá trị pháp lý của chữ ký số thì theo Quy định tại Điều 8 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số thì:

1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.

2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.

3. Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam theo quy định tại Chương V Nghị định này có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.”.

Chữ ký số giúp doanh nghiệp thực hiện những giao dịch nào?

Theo quy định về giao dịch điện tử, chữ ký số là phương tiện giúp doanh nghiệp:

- Khai thuế qua mạng: Luật Quản lý thuế quy định rõ, các công ty đóng trên địa bàn tỉnh, thành phố có đủ cơ sở hạ tầng CNTT phải nộp thuế qua mạng. Chữ ký số sẽ giúp doanh nghiệp thay thế chữ ký thủ công và hợp pháp hóa quy trình khai thuế.Điều này được hiểu rằng nếu không có chữ ký điện tử, một công ty không thể khai thuế trực tuyến vì không có phương pháp xác minh danh tính của công ty.

- Ký hóa đơn điện tử hợp lệ: Theo hướng dẫn về hóa đơn điện tử của Bộ Ngân khố, nội dung của hóa đơn điện tử bao gồm: chữ ký điện tử của người bán; ngày, tháng, năm lập và gửi biên lai; chữ ký điện tử của người mua, nếu người mua là một thực thể thanh toán. Do đó, hóa đơn điện tử phải có chữ ký của người bán. Doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số để ký hóa đơn một cách hợp lệ.

- Khai báo An sinh xã hội điện tử: Doanh nghiệp muốn khai báo An sinh xã hội điện tử phải có chữ ký số hợp lệ.Chữ ký số giúp cơ quan có thẩm quyền xác định người kê khai và giao trách nhiệm pháp lý cho người kê khai đó.

Chữ ký số đem lại lợi ích gì trong quá trình sử dụng

Việc ứng dụng chữ ký số vào trong quá trình giải quyết các thủ tục, văn bản, khai báo và nộp thuế, cũng như ký kết hợp đồng giúp cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức trong quá trình xử lý công việc.

Giảm thiểu chi phí, thời gian

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc sử dụng chữ ký số trở thành nhu cầu thiết yếu. Bởi, chữ ký số giúp doanh nghiệp tối ưu được quy trình làm việc của mình. Các văn bản, hợp đồng, tài liệu được điện tử hoá. Doanh nghiệp sẽ không còn phải tốn chi phí cho các hoạt động in ấn, lưu trữ và tìm kiếm. Ngoài ra, các doanh nghiệp khi ứng dụng chữ ký số còn dễ dàng hơn khi thực hiện các giao dịch thương mại điện tử vừa đảm bảo bảo mật thông tin mà còn tiết kiệm công sức, thời gian di chuyển, thực hiện các thủ tục giấy tờ.

Tìm ra nguồn gốc dễ dàng

Chữ ký số giúp doanh nghiệp chống các gian lận trong giao dịch hành chính hoặc tài chính. Với hệ thống mã hóa của khóa công khai, văn bản sẽ được mật mã hóa với khóa bí mật mà chỉ có chủ nhân của chữ ký số mới nắm được. Khi cần kiểm tra, bên nhận được văn bản sẽ giải mã văn bản nhận được. Nếu hai giá trị khớp nhau thì văn bản đó có nguồn gốc từ người sở hữu khóa.

Tại sao phải dùng chữ ký số?

Theo yêu cầu của pháp luật. Ngày 01/07/2013, Luật số 21/2012/QH13 có hiệu lực, Luật Quản lý thuế sửa đổi, bổ sung một số điều: Doanh nghiệp phải kê khai, nộp thuế qua mạng.

Cụ thể như sau:

Khoản 4 Điều 1 Luật số 21/2012/QH13 ban hành ngày 20 tháng 11 năm 2012 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế, nghĩa vụ của người nộp thuế là bổ sung như sau: “Trường hợp người nộp thuế là tổ chức kinh doanh trên địa bàn có hạ tầng CNTT thì theo quy định của Luật Giao dịch điện tử phải kê khai, nộp thuế và thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan thuế.

Kê khai thuế qua mạng là việc gửi các Tờ khai thuế đã được kết xuất ra file *.pdf từ phần mềm HTKK lên website http://kekhaithue.gdt.gov.vn/ của Tổng cục Thuế. Để có thể gửi file, mỗi doanh nghiệp cần có một Tài khoản đăng nhập và một Chữ ký số dùng để “ký” lên các file trước khi nhấn nút “Gửi tờ khai”. Tài khoản đăng nhập thì được Tổng cục Thuế cấp miễn phí sau khi hoàn tất các bước đăng ký nhưng “Chữ ký số” thì phải mua của các tổ chức được phép cung cấp Chứng thư số. Do đó, muốn thực hiện được việc kê khai thuế qua mạng, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số.

Trên đây là những nội dung tư vấn, chia sẻ hữu ích về chữ ký số của FPT CA có thể giúp doanh nghiệp giải đáp câu hỏi về chữ ký số là gì? Có bắt buộc phải dùng chữ ký số? Nếu còn băn khoăn, thắc mắc vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết.

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ

19006625

Hotroca@fpt.com.vn

esign.fpt.com.vn