Nghiệp vụ văn phòng

Chữ ký số trong doanh nghiệp: Nên hay không?

August 3rd, 2022
1313

Chữ ký số không phải là một khái niệm mới nhưng không phải ai cũng có tầm nhìn chính xác.

Khái niệm về chữ ký số

Theo quy định tại Điều 1 Khoản 4 Nghị định số 26/2007 / NĐ-CP, chữ ký điện tử là một dạng chữ ký điện tử (hay còn gọi là sơ đồ chữ ký số) được tạo ra bằng cách chuyển đổi thông điệp dữ liệu dưới mục đích sử dụng một hệ thống mật mã không đối xứng.

Người nhận được thông điệp dữ liệu gốc và khóa công khai của người ký có thể xác định chính xác:

- Phép biến đổi trên được tạo ra với đúng khóa riêng tương ứng với khóa công khai này.

- Thông điệp được bảo toàn toàn bộ khi thực hiện chuyển đổi dữ liệu.

Có thể hiểu, chữ ký điện tử là một phương pháp ký một thông điệp được lưu trữ dưới dạng điện tử. Một lược đồ chữ ký số thường bao gồm hai thành phần: thuật toán chữ ký và thuật toán xác minh.

Doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số

Hiện chưa có quy định nào bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số trong hoạt động kinh doanh của mình.

Theo Mục 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của Luật Giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký kinh doanh của ngành qua mạng thông tin điện tử.Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, các công ty bắt buộc phải sử dụng chữ ký số, cụ thể:

Trường hợp: chữ ký điện tử theo luật người bán; Ngày, tháng và năm hóa đơn được tạo và gửi. Chữ ký điện tử theo luật người mua, nếu người mua là pháp nhân lập hóa đơn.

Căn cứ pháp lý: điểm e, câu 1, Điều 6 Thông tư 32/2011 / TT-BTC.

Trường hợp: Hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì khi sử dụng hóa đơn điện tử phải có chữ ký số.

Căn cứ pháp lý: Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018 / NĐ-CP.Ngoài ra, chữ ký số cũng có thể được sử dụng để khai thuế qua mạng, khai hải quan, thông quan trực tuyến mà không mất thời gian in tờ khai thuế, đóng dấu đỏ công ty và xếp hàng tại cơ quan thuế để nộp tờ khai này.

Chữ ký số giúp đẩy nhanh quá trình ký kết hợp đồng bằng cách làm việc qua email mà không cần ngồi vào bàn để ký như phương thức làm việc truyền thống.

Những thủ tục cần thiết khi đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp

Chữ ký số doanh nghiệp ra đời như một giải pháp tối ưu giúp các công ty giải quyết mọi vấn đề khó khăn liên quan đến giao dịch và kê khai. Do đó, ngày càng có nhiều chữ ký số được sử dụng trong tất cả các công ty.

Để có thể sử dụng chữ ký số, các công ty phải trải qua một số thủ tục đăng ký nhất định. Mỗi thực thể dịch vụ cung cấp chữ ký số đều có những yêu cầu khác nhau. Tuy nhiên, hồ sơ đăng ký cơ bản bao gồm các giấy tờ bắt buộc sau:

Bản sao công chứng đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động của công ty

Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký thuế của công ty

Bản sao công chứng CMND hoặc CCCD của người đại diện theo pháp luật cho công ty

Sau khi tất cả các tài liệu cần thiết đã được chuẩn bị xong, các Công ty phải gửi những tài liệu này đến nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số Chọn để tiếp tục các bước sau.Trong vòng 50 ngày kể từ khi hoàn thành quy trình, thông tin hồ sơ công ty sẽ được xử lý.

Tôi có thể mua chữ ký điện tử được công nhận ở đâu?

Hiện có hơn 15 tổ chức được Bộ Thông tin và Truyền thông cho phép cung cấp dịch vụ chữ ký số, như B.: VIETTEL, VNPT, FPT, BKAV, CK, VINA, NEWTEL, NACENCOMM, SAFE-CA ... Dịch vụ của nhà cung cấp nào cũng tốt, chức năng như nhau, quan trọng là bạn phải chọn nhà cung cấp dịch vụ tốt (hay còn gọi là Đại lý Chữ ký số / CTV) hoặc không.

Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp chống giả mạo bán chữ ký số kém chất lượng. Vì vậy, khi quyết định chọn nhà cung cấp nào, người dùng cũng nên thông minh, tìm kiếm trang web của nhà cung cấp phù hợp cho chữ ký số đó hoặc liên hệ với trụ sở chính, fan page của nhà cung cấp hoặc đại lý được ủy quyền để đảm bảo rằng bạn đang nhận được chất lượng chữ ký số thực sự chữ ký để tránh tiền mất tật mang.

Trên đây là những thông tin cơ bản cần biết về chữ ký số doanh nghiệp. Nếu quý khách hàng còn những thắc mắc và cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ với FPT để được tư vấn trực tiếp.

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ

19006625

Hotroca@fpt.com.vn

esign.fpt.com.vn