Nghiệp vụ văn phòng

Chữ ký số mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp/ tổ chức?

August 2nd, 2022
1324

Chữ ký số được biết tới là công cụ hỗ trợ kê khai, nộp tờ khai và nộp thuế điện tử,… Thế nhưng hiện nay,chữ ký số đóng vai trò chuyển hoá gần như toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp, tổ chức sang dữ liệu điện tử. Chính bởi vậy, ứng dụng chữ ký số là một trong những hoạt động được ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp. Hãy cùng FPT CA tìm hiểu xem chữ ký số được ứng dụng như thế nào trong doanh nghiệp nhé!

Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử, là thông tin đi kèm theo các dữ liệu với mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó. Chúng là thông tin đã được mã hóa bằng khóa riêng của người gửi, nó giống như một con dấu điện tử của cá nhân, doanh nghiệp hay tổ chức.

Lợi ích của chữ ký số

Tính cấp thiết trong việc sử dụng chữ ký số không chỉ được thể hiện thông qua những chức năng, công dụng của chữ ký số kể trên, mà còn do lợi ích thiết thực mà chữ ký số mang lại cho tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân:

Thời gian giao dịch được rút ngắn

Thay vì phải mất thời gian, công sức để in tài liệu giấy, chờ đợi chuyển phát tài liệu, phải gặp gỡ trực tiếp đối tác hay phải đến các cơ quan nhà nước để làm thủ tục và ký tay các giao dịch… thì giờ đây chữ ký số đã giúp người dùng loại bỏ tất cả những vấn đề đó. Chữ ký số giúp giảm thời gian cho các thủ tục hành chính và các nghiệp vụ như: hợp đồng, chứng từ kế toán, báo cáo kế toán, báo cáo quản trị…. Người dùng có thể dễ dàng thực hiện ký và giao chuyển tài liệu qua internet mà không cần có mặt tại văn phòng hoặc gặp gỡ đối tác trực tiếp.

Bên cạnh đó, với loại chữ ký số từ xa người dùng còn có thể thao tác ký nhiều tài liệu cùng lúc ngay cả trên mobile, thiết lập luồng ký kết, phân quyền xem và ký kết cho các phòng ban, đối tượng cụ thể…

Giảm chi phí hiệu quả

Nhu cầu điện tử hóa việc ký và lưu trữ văn bản, tài liệu của các Tổ chức/doanh nghiệp ngày càng tăng theo xu hướng công nghệ mới. Theo đó, doanh nghiệp/tổ chức sẽ không còn phải tốn chi phí trong việc in ấn, chuyển phát, quản lý và lưu trữ hợp đồng, tài liệu giấy theo cách truyền thống nữa.Giờ đây, mọi hoạt động ký và lưu giữ biên lai, tài liệu, hợp đồng, báo cáo toán học,… Chúng đều được số hóa nhanh chóng bằng chữ ký số.

Đảm Bảo An Toàn Thông Tin Tuyệt Đối Chữ ký số

Sử dụng công nghệ mã hóa kỹ thuật cao để đảm bảo thông tin người dùng không bị tiết lộ. Đồng thời, đảm bảo thông tin văn bản, hợp đồng đã ký khi chỉ người nhận mới có thể mở văn bản, tài liệu có chữ ký số mà không bị tác động bởi bên thứ ba, dù đó là chữ ký viết tay của cá nhân hay con dấu của tổ chức, công ty. Vì vậy, trong các giao dịch trên môi trường điện tử, chữ ký số là cơ sở để khẳng định giá trị và tính minh bạch của văn bản / tài liệu.Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, các bên tham gia chữ ký số phải thực hiện mọi quyền và nghĩa vụ của mình liên quan đến nội dung / thông điệp trong văn bản được ký điện tử, tương đương với văn bản giấy được ký tay hoặc đóng dấu. Loại bỏ rủi ro giả mạo chữ ký Trong khi được ký bằng tay có xác suất bị giả mạo rất cao (55-70%), thì việc giả mạo chữ ký điện tử là điều gần như không thể. Giúp xác định tính toàn vẹn và xuất xứ của tài liệu

Chữ ký điện tử giúp xác định danh tính của người ký trong khi đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản gốc. Không thể thay đổi, chỉnh sửa văn bản / tài liệu sau chữ ký số. Trong trường hợp văn bản / tài liệu được ký điện tử nhưng có thể thay đổi khiến dữ liệu không hợp lệ, văn bản / tài liệu đó không còn giá trị giao dịch.

Chữ ký số cho phép xác định danh tính của người ký, đồng thời đảm bảo tính nguyên vẹn của văn bản gốc. Văn bản/tài liệu sau khi ký số sẽ không thể thay đổi, chỉnh sửa. Trong trường hợp văn bản/tài liệu đã ký số nhưng bị tác động chỉnh sửa sẽ dẫn đến dữ liệu bị vô hiệu hóa, văn bản/tài liệu đó sẽ không còn giá trị giao dịch.

Các giao dịch điện tử với cơ quan Nhà nước bắt buộc sử dụng chữ ký số

Trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số để thực hiện các giao dịch theo quy định của pháp luật: Theo quy định tại Khoản 4, Điều 1, Luật số 21/2012/QH13 ban hành 20/11/2012 sửa đổi, bổ sung thêm Khoản 10 vào Điều 7 của Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11, kể từ ngày 1/7/2013, các doanh nghiệp đóng trụ sở tại các tỉnh/thành phố có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin bắt buộc kê khai thuế qua mạng. Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC và Nghị quyết 01/NQ-CP bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử Theo quy định tại Quyết định 838/QĐ-BHXH bắt buộc doanh nghiệp/ cá nhân phải thực hiện việc đăng ký, kê khai, nộp báo cáo bảo hiểm điện tử.

Giải pháp chữ ký số từ xa và chữ ký số USB Token Tốc độ ký kết:

Doanh nghiệp thực hiện các ký kết nhanh vượt trội, tiết kiệm thời gian ký và phát hành hóa đơn trên các phần mềm hóa đơn điện tử, trang kê khai thuế, BHXH, hải quan,… Ký ngay trên điện thoại di động: Dễ dàng ký số chỉ với chiếc điện thoại di động.

Đảm bảo chất lượng – An toàn – Bảo mật: Chất lượng đạt chuẩn theo quy định Quốc tế, đáp ứng quy định pháp luật về ký số từ xa, chữ ký số USB Token

Tích hợp toàn điện: Doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm khi tích hợp chữ ký số FPT CA được tích hợp trên các phần mềm, quản trị doanh nghiệp để tối đa năng suất làm việc.

Dễ dàng đặt mua – sử dụng sản phẩm: Quy trình đặt mua trên website đơn giản, thủ tục kích hoạt đơn giản và hiện đại.

Giải pháp chữ ký số mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tối ưu hóa các thủ tục và quy trình từ đó có thể giảm thiệu nhiều chi phí. Nếu bạn cần tư vấn thêm xin hãy liên hệ FPT CA để được hỗ trợ.

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ

19006625

Hotroca@fpt.com.vn

esign.fpt.com.vn