Nghiệp vụ văn phòng

Chữ ký số là gì? Tại sao doanh nghiệp cần chữ ký số?

August 2nd, 2022
1342

Rất nhiều doanh nghiệp khi thành lập sẽ đăng ký mua và sử dụng chữ ký số để tiện lợi hơn trong việc giao dịch và quản lý giấy tờ. Vậy chữ ký số là gì? Doanh nghiệp khi hoạt động có bắt buộc phải dùng chữ ký số không?

Chữ ký số là gì?

Chữ ký số được xem như như con dấu điện tử đối với doanh nghiệp hay chữ ký đối với cá nhân, được nhà nước công nhận về mặt pháp lý. Nó là một trong các dạng của chữ ký điện tử, nó được tạo ra từ các khoá bí mật và khóa công khai để từ đó mã hoá và xác định chính xác dữ liệu của người ký.

Chữ ký số được dùng thay cho chữ ký thường ở trên các môi trường số, để ký các chứng từ, văn bản số mà không cần in, kê khai hay đóng dấu. Ứng dụng phổ biến của chữ ký số thường gặp:

a. Ký hoá đơn điện tử

b. Kê khai thuế điện tử

c. Ký hợp đồng lao động

d. Ký các chứng từ lĩnh vực xuất nhập khẩu, hải quan …

Doanh nghiệp có bắt buộc phải dùng chữ ký số không?

Hiện tại, không có quy định bắt buộc nào về việc sử dụng chữ ký số cho doanh nghiệp. Thế nhưng, trong thời đại chuyển giao xã hội hóa, kinh tế số, chữ ký số doanh nghiệp vẫn luôn được nhà nước khuyến khích sử dụng.

Theo khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020: “mọi tổ chức, cá nhân hay doanh nghiệp đều có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc trong những trường hợp sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký cho doanh nghiệp thông qua mạng thông tin điện tử.”

Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, các doanh nghiệp vẫn phải sử dụng chữ ký số, cụ thể như sau: Theo điểm e khoản 1 Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC, chữ ký số của người bán theo quy định của pháp luật áp dụng trong ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Hoặc trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán, sử dụng chữ ký số của người mua theo quy định của pháp luật.

Ký hoá đơn điện tử: Căn cứ hướng dẫn của Bộ Tài chính về hoá đơn điện tử, nội dung của hoá đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người bán, ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn; chữ ký điện tử của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán. Doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số để ký hợp lệ vào hoá đơn.

Ngoài ra, chữ ký số còn dùng để nộp thuế trực tuyến, khai báo hải quan và thông quan trực tuyến. Chữ ký số giúp các đối tác có thể ký hợp đồng với nhau hoàn toàn trực tuyến không cần gặp trực tiếp nhau, chỉ cần ký vào file hợp đồng và gửi file qua e-mail. Mặc dù khá là mới mẻ đối với nhiều các doanh nghiệp ở Việt Nam, nhưng chữ ký số lại đóng vai trò rất quan trọng đối với tương lai của ngành thương mại điện tử và chính phủ điện tử trong bối cảnh đất nước hội nhập kinh tế thế giới như hiện nay.

Những thủ tục cần thiết khi đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp

Chữ ký số doanh nghiệp ra đời là giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp giải quyết được mọi vấn đề khó khăn liên quan đến giao dịch và kê khai. Chính vì vậy, chữ ký số đang ngày càng được sử dụng phổ biến và rộng rãi hơn ở mọi doanh nghiệp.

Để có thể sử dụng được chữ ký số, các doanh nghiệp phải thông qua các thủ tục đăng ký nhất định. Đối với mỗi đơn vị dịch vụ cung cấp chữ ký số sẽ có những yêu cầu khác nhau.

Tuy nhiên, hồ sơ đăng ký cơ bản sẽ bao gồm những loại giấy tờ bắt buộc như sau:

Bản sao công chứng giấy phép hoạt động hoặc đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp

Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp

Bản sao công chứng CMND hoặc CCCD của người đại diện pháp luật cho doanh nghiệp

Sau khi chuẩn bị đầy đủ những loại giấy tờ bắt buộc, doanh nghiệp cần nộp về các đơn vị dịch vụ cung cấp chữ ký số đã lựa chọn để tiến hành thực hiện các bước tiếp theo. Trong thời hạn 50 ngày kể từ ngày hoàn tất thủ tục, thông tin hồ sơ của doanh nghiệp sẽ được xử lý.

Nên mua chữ ký số doanh nghiệp ở đâu?

Hiện nay trên thị trường có nhiều nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số cho doanh nghiệp với sản phẩm chất lượng, giá cả cạnh tranh. Tuy nhiên, khách hàng cần lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ đảm bảo các tiêu chí như: chất lượng dịch vụ tốt, giá cả hợp lý, độ an toàn và bảo mật cao, chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp,…

Trên đây là một số thông về chữ ký số cũng như cách sử dụng chữ ký số như thế nào? Hy vọng sẽ đem đến bạn những thông tin hữu ích khi tìm hiểu.

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ

19006625

Hotroca@fpt.com.vn

esign.fpt.com.vn