Nghiệp vụ văn phòng

Chữ ký số là gì? Những lý do mà doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số

August 3rd, 2022
1324

Chữ ký số đang là xu hướng chuyển đổi mạnh mẽ của các doanh nghiệp. Đa số các giải pháp chữ ký số hiện nay đều đang tập trung giải quyết bài toán về thuế, hoá đơn điện tử, bảo hiểm xã hội, hợp đồng thương mại…

Trong khi đó, bài toán trình – ký liên quan các nghiệp vụ nội bộ doanh nghiệp lại chưa được giải quyết triệt để, dẫn đến việc trình – ký thủ công và cực kỳ tốn thời gian. Liệu có thể tích hợp được chữ ký số vào quy trình vận hành để xử lý các bài toán bên trong của doanh nghiệp hay không? Bài viết dưới đây sẽ cho doanh nghiệp câu trả lời đầy đủ nhất để giải quyết vấn đề tối ưu vận hành nội bộ cùng chữ ký số.

Lợi ích của ứng dụng chữ ký số trong doanh nghiệp

Trong nền kinh tế hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin gắn liền với việc phát triển kinh doanh của doanh nghiệp và được coi là yếu tố quan trọng giúp giữ vững, tăng tính cạnh tranh, mở rộng thị trường và thực hiện các thỏa thuận thương mại với các nước khác trên thế giới.

Quá trình giao dịch đòi hỏi một lượng thông tin trao đổi rất lớn qua mạng, với yêu cầu tính xác thực và độ an toàn cao. Chỉ có chữ ký số mới đảm bảo được sự an toàn này.

Giúp tiết kiệm tối đa thời gian trong quá trình xử lý văn bản

Việc sử dụng chữ ký số không chỉ giúp ký trên văn bản điện tử, mà chữ ký số còn làm giảm thời gian và công sức trong quá trình xử lý giấy tờ tổ chức, doanh nghiệp cũng như bộ phận kế toán. Nếu như trước đây khi ký tay thì cần phải in tài liệu ra giấy nhưng với chữ ký số bạn có thể thực hiện ký hàng loạt văn bản điện tử chỉ trong một thời gian ngắn.

Ngoài ra, chữ ký số còn dùng để nộp thuế trực tuyến, khai báo hải quan và thông quan trực tuyến. Chữ ký số giúp các đối tác có thể ký hợp đồng với nhau hoàn toàn trực tuyến không cần gặp trực tiếp nhau, chỉ cần ký vào file hợp đồng và gửi file qua e-mail.

Đảm bảo tính pháp lý trong giao dịch điện tử

Do sử dụng công nghệ an toàn tuyệt đối nên chữ ký số đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc xác định tính pháp lý của tài liệu điện tử. Bởi nó có khả năng đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu điện tử cũng như xác định danh tính của tác giả.

Việc sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử được coi là cơ sở để khẳng định giá trị pháp lý của những văn bản điện tử có giá trị tương đương với tài liệu giấy. Vì thế, chữ ký số được đánh giá là phương thức duy nhất để xác định tính pháp lý của văn bản điện tử hiện nay.

Ngăn chặn khả năng giả mạo

Theo nghiên cứu của các chuyên gia, khả năng giả mạo chữ ký số là vô cùng thấp, trong khi khả năng giả mạo chữ ký tay có thể lên đến 55-70%.

Sau khi tài liệu điện tử đã được ký số thì không có cách nào thay đổi được, bởi mọi thay đổi dù lớn hay nhỏ đều sẽ bị phát hiện nhờ công nghệ mã hóa công khai. Khi tài liệu bị thay đổi nội dung hay chữ ký số, khóa công khai sẽ không còn tương thích với khóa bí mật nữa, đồng nghĩa với việc người nhận sẽ không thể sử dụng khóa công khai để giải mã tài liệu. Điều này có nghĩa là một khi đã ký số, tài liệu sẽ không có cơ hội thay đổi cho dù là một phần hay toàn bộ nội dung.

Đây cũng có thể là bằng chứng được lưu trữ để giải quyết việc chối bỏ trách nhiệm của các bên liên quan thông qua nội dung đã ký kết, từ đó củng cố lòng tin cho các cơ quan, doanh nghiệp khi thực hiện giao dịch. Như vậy, việc sử dụng chữ ký số giúp cho việc trao đổi dữ liệu giữa cá nhân, tổ chức diễn ra dễ dàng, nhanh chóng và đảm bảo tính pháp lý, tiết kiệm nhiều thời gian mà vẫn đảm bảo về mặt pháp lý, tính bảo mật cao.

Hy vọng với bài viết này, FPT có thể giúp doanh nghiệp có thêm được các kiến thức cũng như có cơ hội hội nhập xa hơn nhờ sự phát triển của chữ ký số.

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ

19006625

Hotroca@fpt.com.vn

esign.fpt.com.vn