Nghiệp vụ văn phòng

Chữ ký số là gì? Những điều doanh nghiệp PHẢI BIẾT về chữ ký số

August 1st, 2022
1287

Chữ ký số không phải là một khái niệm quá mới mẻ nhưng không phải ai cũng có cái nhìn chính xác. Để hiểu rõ hơn về chữ ký số điện tử, các quy định xung quanh về việc đăng ký và sử dụng hãy theo dõi cụ thể hơn trong bài viết dưới đây.

Ứng dụng chữ ký số là gì?

Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định thi hành Luật Giao dịch điện tử liên quan đến chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số nêu rõ: “Chữ ký số là một loại hình điện tử chữ ký, được tạo ra bằng cách chuyển đổi thông điệp dữ liệu bằng cách sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, cho phép người nhận thông điệp dữ liệu gốc và khóa công khai của người ký xác định: đến khóa công khai trên cùng một cặp khóa; Tính toàn vẹn của nội dung của thông điệp dữ liệu khi thực hiện chuyển đổi ở trên.

Đặc điểm của chữ ký số

- Khả năng xác thực danh tính chủ sở hữu: Thông qua chứng thư số của một cá nhân, tổ chức hoặc công ty, có thể xác thực danh tính của chủ sở hữu chữ ký số.

- Tính bảo mật cao: Chữ ký số có 2 lớp mã hóa đảm bảo tính bảo mật và không bị hacker đánh cắp.

- Tính toàn vẹn: Đảm bảo rằng chỉ người nhận tài liệu/tài liệu được ký điện tử mới có thể mở tài liệu/tài liệu đó. Chữ ký số đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản/tài liệu điện tử trong môi trường điện tử.

- Không bị thay thế hay xóa bỏ: Một chữ ký điện tử không thể bị xóa hoặc thay thế.

Cách hoạt động của chữ ký số

Chữ ký số không chỉ mang lại những thuận lợi trong quá trình sử dụng, việc vận hành chữ ký số cũng rất dễ dàng. Bạn chỉ cần kết nối mã thông báo USB với máy tính của mình nếu bạn muốn sử dụng nó để ký điện tử tài liệu ở tất cả các định dạng tệp.

Bằng việc sử dụng chữ ký số, người dùng có thể yên tâm rằng mọi thông tin về cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp đều được mã hóa và bảo mật hoàn toàn. Để bảo vệ chữ ký số, vì lý do bảo mật, người dùng có thể sử dụng khóa riêng, khóa công khai mà người dùng có thể sử dụng để đăng nhập vào thiết bị tin học để thực hiện ký số. Chỉ khi mã khóa công khai được thực thi khớp với mã khóa riêng, người dùng mới có thể thực hiện chữ ký số thông qua một thiết bị vật lý có tên USB token.

Tính pháp lý của chữ ký số

Giá trị pháp lý của chữ ký số được quy định tại Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP như sau: Nếu pháp luật quy định phải có chữ ký đối với văn bản thì yêu cầu về thông điệp dữ liệu được coi là đủ nếu thông điệp dữ liệu này được ký bằng chữ ký điện tử và chữ ký số này được bảo mật theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

Khi luật quy định một tài liệu phải được niêm phong bởi một cơ quan có thẩm quyền, yêu cầu về một thông điệp dữ liệu được coi là hoàn thành nếu thông điệp dữ liệu được ký bằng chữ ký số của cơ quan hoặc tổ chức và chữ ký số này được bảo mật theo các quy định của Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

Lợi ích của Doanh nghiệp khi sử dụng chữ ký số FPT CA

Bằng việc sử dụng FPT CA, các công ty hợp lý hóa quy trình và thủ tục giao dịch trực tuyến, cụ thể: Tiết kiệm thời gian và chi phí khi thực hiện các giao dịch điện tử. Chủ động và linh hoạt trong việc ký kết các văn bản, hợp đồng, mua bán,… mọi lúc, mọi nơi.

Hợp lý hóa quy trình chuyển và gửi tài liệu và hồ sơ cho các đối tác khách hàng, các cơ quan chính phủ và tổ chức. Bảo vệ danh tính của mọi người, tổ chức, công ty một cách an toàn. Việc kê khai các loại giấy tờ, thuế rất thuận tiện cho doanh nghiệp khi sử dụng chữ ký số để thực hiện các giao dịch điện tử đã hoàn tất quy trình.

Một số câu hỏi liên quan đến chữ ký số thường gặp

1 Trong trường hợp chữ ký số hết hạn, làm thế nào để tiếp tục xác thực hóa đơn?

Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để gia hạn. Sau đó, các thông tin sẽ được cập nhật lên mạng dữ liệu của Tổng cục Thuế doanh nghiệp. Doanh nghiệp tiếp tục cập nhật chứng thư điện tử của mình lên website www.laphoadon.gdt.gov.vn là có thể sử dụng chữ ký số bình thường.

2 Có thể sử dụng nhiều chữ ký số đồng thời được không?

Một doanh nghiệp có thể tạo lập nhiều chữ ký số miễn sao hợp lệ và cập nhật đầy đủ thông tin lên hệ thống dữ liệu của Tổng cục Thuế.

3 Bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?

Hóa đơn điện tử có định dạng file là XML nên người mua có thể dễ dàng lưu trữ như các văn bản, tài liệu word, excel thông thường khác trong máy tính. Bên cạnh đó, người mua cũng có thể lưu trữ hóa đơn điện tử trong các thiết bị như ổ cứng, USB hay trên Icloud,...

Hi vọng bài chia sẻ này sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về chữ ký số và những điều cần lưu ý khi sử dụng chữ ký số và giúp doanh nghiệp chủ động hơn, đỡ tốn thời gian và công sức hơn trong quá trình sử dụng do FPT CA hoàn toàn tuân thủ các quy định của pháp luật, là đơn vị được Tổng cục Thuế đánh giá và chứng nhận.

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ

19006625

Hotroca@fpt.com.vn

esign.fpt.com.vn