Nghiệp vụ văn phòng

Chữ ký số là gì? Có bắt buộc doanh nghiệp phải dùng chữ ký số?

August 1st, 2022
1417

Ngay sau khi doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh phải tiến hành thủ tục khai báo thuế ban đầu và nộp thuế môn bài. Bắt buộc có chữ ký số, Doanh nghiệp mới thực hiện được các hoạt động đó.

Chữ ký số là gì?

Chữ ký số có lẽ đây là khái niệm còn khá mới mẻ với nhiều người tuy nhiên đây là thiết bị rất phổ biến được nhiều tổ chức, doanh nghiệp sử dụng. Việc sử dụng chữ ký số giúp cho người dùng dễ dàng hơn trong việc khai báo, nộp thuế điện tử, ký hợp đồng, văn bản điện tử cũng như được sử dụng trong giao dịch đối với khách hàng.

Vậy chữ ký số là gì?

Còn được gọi là chữ ký số thiết bị chữa các dữ liệu dùng để mã hóa thông tin của cá nhân/doanh nghiệp/tổ chức. Có thể hiểu một cách đơn giản tương tự như một chiếc bút mà bạn có thể sử dụng để xác nhận các giao dịch, văn bản trực tuyến hợp pháp

Chữ ký số tiếng Anh là gì?

Chữ ký số trong tiếng anh là digital signature, nhiều khách hàng nhầm lẫn chữ ký số với chữ ký điện tử là chữ ký điện tử (electronic signature) nhưng cần lưu ý rằng mặc dù chúng thường được sử dụng thay thế cho nhau nhưng chúng không có nghĩa hoàn toàn giống nhau.

Danh mục thông tin của doanh nghiệp mà chữ ký số mã hóa

Nội dung trong chữ ký số doanh nghiệp sẽ bao gồm những thông tin sau đây:

+ Thông tin Doanh nghiệp bao gồm: Mã số thuế, Tên Công ty….

+ Số hiệu của chứng thư số (số seri)

+ Thời hạn bắt đầu có hiệu lực của chứng thư số

+ Thông tin về Tên của tổ chức chứng thực chữ ký số

+ Chữ ký số của tổ chức chứng thực chữ ký số.

+ Các thư hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chứng số.

+ Các hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.

+ Các nội dung cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông Tin Truyền Thông.

Tại sao Doanh nghiệp BẮT BUỘC phải sử dụng chữ ký số?

1. Doanh nghiệp cần có chữ ký số để kê khai thuế qua mạng

Căn cứ Khoản 4 Luật số 21/2012/QH13 bổ sung Điều 7 Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11 thành 1 Điều 10 Ngày 7/7/2013, các công ty tại các tỉnh/thành phố có hạ tầng CNTT phải nộp hồ sơ thuế trực tuyến.

Cụ thể như sau: “Nếu người nộp thuế là tổ chức kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử” Kê khai thuế qua mạng là việc gửi các Tờ khai thuế đã được kết xuất ra file *.pdf từ phần mềm HTKK lên website http://kekhaithue.gdt.gov.vn/ của Tổng cục Thuế. Trước đó, Doanh nghiệp cần có tài khoản để đăng nhập và chữ ký số để “ký” lên các file trước khi “Gửi tờ khai”.

Tổng cục thuế có thể miễn phí đăng ký tài khoản sau khi công ty hoàn thành các bước đăng ký. Nhưng chữ ký điện tử là BẮT BUỘC. Doanh nghiệp phải mua từ các đơn vị được ủy quyền để triển khai chứng thư số.

2. Hóa đơn điện tử hợp lệ phải có chữ ký điện tử

Nghị định 119/2018 / NĐ-CP và Nghị quyết 01 / NQ-CP bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử. Do đó: Các doanh nghiệp được thành lập vào hoặc sau ngày 1 tháng 11 năm 2018 phải sử dụng hóa đơn điện tử ngay lập tức. Trong năm 2019, Hà Nội, TP Hồ Chí Minh và các thành phố lớn phải hoàn thành việc áp dụng hóa đơn điện tử. Ngày 01/11/2020: 100% doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại tiểu điểm e khoản 1 và khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính, đã ban hành Nội dung của hóa đơn điện tử quy định: “1.Hóa đơn điện tử phải thể hiện các nội dung sau: Chữ ký điện tử phù hợp với yêu cầu pháp lý của người bán; Ngày, tháng và năm hóa đơn được tạo và gửi. Chữ ký điện tử theo quy định của Luật người mua, nếu người mua là đối tượng có tài khoản…

Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đủ các nội dung bắt buộc phải lập theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính”. Do đó, hóa đơn điện tử không cần chữ ký điện tử của người mua mà phải có chữ ký điện tử của người bán.

3. Khai BHXH điện tử cần có chữ ký số

Quyết định 838/QĐ-BHXH bắt buộc doanh nghiệp/cá nhân phải thực hiện việc đăng ký, kê khai, nộp báo cáo bảo hiểm điện tử. Doanh nghiệp muốn thực hiện triển khai giao dịch điện tử trong khai bảo hiểm xã hội thì yêu cầu đầu tiên đối phải có chữ ký số hợp pháp. Chữ ký số là một dạng thông tin đi kèm với văn bản mục đích xác định người tạo lập, chịu trách nhiệm về dữ liệu đó, được thừa nhận về mặt pháp lý.

Trong quá trình khai bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để: Thực hiện việc đăng ký giao dịch BHXH điện tử với cơ quan BHXH Việt Nam Thực hiện việc nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH sau khi đã hoàn thành các bước nhập liệu => Chữ ký số là thiết bị không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Ngay sau khi doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh phải tiến hành thủ tục khai báo thuế ban đầu và nộp thuế môn bài.

Ưu điểm khi sử dụng chữ ký số doanh nghiệp

Chữ ký số có những ưu điểm tuyệt vời như sau: Chữ ký số giải quyết vấn đề toàn vẹn dữ liệu và là bằng chứng xác nhận trách nhiệm đối với nội dung đã ký, giúp doanh nghiệp cảm thấy an toàn với khách hàng trong các giao dịch điện tử trên môi trường Internet.

1. Khả năng xác định nguồn gốc

Người nhận giải mã bằng khóa công khai nhận, lấy mã và so sánh với mã của văn bản nhận được để xác minh tính chính xác của người gửi.

2. Tính toàn vẹn của mã hóa chữ ký số

Sẽ ẩn nội dung khỏi các bên thứ ba.Do đó, dữ liệu truyền từ người gửi đến người nhận không bị thay đổi.

3. Không thể chối bỏ về chữ ký

Một chữ ký điện tử được gắn vào tài liệu dùng làm cơ sở xác thực để người nhận xác nhận người gửi dữ liệu này. Trong trường hợp có tranh chấp, chữ ký này là bằng chứng giải quyết và không thể bị từ chối bởi người gửi.

FPT CA cung cấp là giải pháp chữ ký số không dùng USB Token tại Việt Nam, giúp tổ chức/doanh nghiệp/cá nhân có thể thực hiện ký số ngay khi phát hành hóa đơn điện tử, nộp báo cáo thuế qua mạng hay ký số các văn bản ngay trên điện thoại di động. Có thể đáp ứng các tiêu chuẩn của nhà nước về ký số, được phát triển theo tiêu chuẩn châu Âu eIDAS đảm bảo an toàn cao nhất cho người ký. Ký và phát hành hóa đơn trực tiếp trên điện thoại, khắc phục hoàn toàn bất tiện từ USB Token. Nhiều người, nhiều chi nhánh có thể ký và phát hành hóa đơn cùng một lúc giúp doanh nghiệp không cần đầu tư nhiều USB Token và nâng cao năng suất làm việc. Tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử, kế toán, kê khai Thuế,… Ký tờ khai Thuế không cần USB token. Điện tử hóa việc ký và lưu trữ mọi văn bản, tài liệu. Không tốn kém chi phí đầu tư, lưu trữ và bảo quản USB token Nếu khách hàng có nhu cầu sử dụng, xin hãy liên hệ với chúng tôi.

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ

19006625

Hotroca@fpt.com.vn

esign.fpt.com.vn