Nghiệp vụ văn phòng

Chữ ký số đóng vai trò như thế nào trong doanh nghiệp Việt Nam?

August 8th, 2022
1291

Hiện nay, chữ ký số được sử dụng như một phương án thay thế chữ ký tay trong các giao dịch thương mại điện tử trong môi trường công nghệ số. Về mặt pháp lý, chữ ký số có giá trị tương đương so với vân tay đối với cá nhân và con dấu cùng chữ ký người đại diện đối với doanh nghiệp.

Chữ ký số là gì?

Chữ ký số được xem như như con dấu điện tử đối với doanh nghiệp hay chữ ký đối với cá nhân, được nhà nước công nhận về mặt pháp lý. Nó là một trong các dạng của chữ ký điện tử, nó được tạo ra từ các khoá bí mật và khóa công khai để từ đó mã hoá và xác định chính xác dữ liệu của người ký.

Chữ ký số được dùng thay cho chữ ký thường ở trên các môi trường số, để ký các chứng từ, văn bản số mà không cần in, kê khai hay đóng dấu. Ứng dụng phổ biến của chữ ký số thường gặp: Ký hoá đơn điện tử Kê khai thuế điện tử Ký hợp đồng lao động Ký các chứng từ lĩnh vực xuất nhập khẩu, hải quan …

Mục đích của việc sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp

Chữ ký số dùng để chứng thực tất cả các chứng từ điện tử phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Dưới đây là 3 mục đích điển hình nhất tổ chức cần sử dụng chữ ký số:

Ký số trên hợp đồng đối tác

Kợp đồng hợp tác đối tác giữa hai tổ chức là hợp đồng xác minh việc thực hiện trách nhiệm, quyền lợi của đôi bên theo thỏa thuận. Chữ ký số doanh nghiệp thay cho chữ ký tay của đại diện hai bên xác thực tính pháp lý của hợp đồng điện tử.

Ký số đảm bảo tính pháp lý trên hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là chứng từ bắt buộc phải có chữ ký số mới đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử. Theo quy định tại nghị định 119/2020/NĐ-CP tất cả doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 1-7-2022. Tuy nhiên việc sử dụng trước thời hạn sẽ mang lại rất nhiều lợi ích.

Chứng thực giao dịch điện tử của tổ chức

Các giao dịch từ ngân hàng, nộp thuế, kê khai bảo hiểm xã hội, hải quan,…cần có chữ ký số của doanh nghiệp để xác minh mới có giá trị khi quyết toán với cơ quan thuế.

Doanh nghiệp có bắt buộc phải dùng chữ ký số không?

Hiện tại, không có quy định bắt buộc nào về việc sử dụng chữ ký số cho doanh nghiệp. Thế nhưng, trong thời đại chuyển giao xã hội hóa, kinh tế số, chữ ký số doanh nghiệp vẫn luôn được nhà nước khuyến khích sử dụng.

Theo khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020: “Mọi tổ chức, cá nhân hay doanh nghiệp đều có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc trong những trường hợp sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký cho doanh nghiệp thông qua mạng thông tin điện tử.”

Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, các doanh nghiệp vẫn phải sử dụng chữ ký số, cụ thể như sau: Theo điểm e khoản 1 Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC, chữ ký số của người bán theo quy định của pháp luật áp dụng trong ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Hoặc trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán, sử dụng chữ ký số của người mua theo quy định của pháp luật.

Các ứng dụng chữ ký số trong thương mại điện tử

Ứng dụng chữ ký số trong các giao dịch thư điện tử, các e-mail, để có thể dễ dàng mua hàng trực tuyến, chuyển tiền ngân hàng, đầu tư chứng khoán trực tuyến, thanh toán trực tuyến mà không lo sợ bị đánh cắp tiền so với việc dùngcác tài khoản Master, Visa.

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ

19006625

Hotroca@fpt.com.vn

esign.fpt.com.vn