Nghiệp vụ văn phòng

Chữ ký số doanh nghiệp và những điều bạn cần biết

August 3rd, 2022
1336

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được phát triển trên cơ sở công nghệ mật mã khóa công khai. Mọi người dùng chữ ký điện tử phải có một cặp khóa bao gồm khóa công khai và khóa cá nhân. Khóa bí mật được sử dụng để tạo chữ ký điện tử. Khóa công khai được sử dụng để xác minh chữ ký số và xác thực người tạo ra chữ ký số đó.

Chữ ký số là gì? Thể hiện những thông tin gì?

Chữ ký điện tử có dạng một thiết bị điện tử (được gọi là mã thông báo USB) mã hóa tất cả dữ liệu và thông tin của một người hoặc công ty, sử dụng chữ ký thay cho chữ ký trên các tài liệu và tài liệu kỹ thuật số thực tế được sử dụng trong các giao dịch điện tử hoặc qua Internet có sẵn.

Thông thường, chữ ký điện tử chứa các thông tin sau:

- Thông tin cơ bản về công ty: tên công ty, số thuế ...

- Số sê-ri của chữ ký số

- Thời hạn hiệu lực của chữ ký số

- Tên của tổ chức chứng thực chữ ký số

- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số

- Văn bản giới hạn mục đích và phạm vi sử dụng chứng thư số

- Trách nhiệm hữu hạn của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số: Các thông tin quan trọng khác, theo yêu cầu của Bộ Thông tin và Truyền thông yêu cầu. Chữ ký số có tính pháp lý tương tự như chữ ký thủ công và con dấu khi có đầy đủ các thông tin trên.

Chữ ký số doanh nghiệp có bắt buộc hay không?

Tính đến thời điểm hiện tại thì pháp luật không có quy định bắt buộc phải sở hữu chữ ký số doanh nghiệp. Tuy nhiên vẫn có những trường hợp đặc biệt yêu cầu như:

Chữ ký điện tử theo quy định pháp luật nếu người mua là đơn vị kế toán.

Các giao dịch điện tử khi mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Người nộp Thuế phải thực hiện kê khai với cục quản lý thuế nếu hoạt động kinh doanh trong môi trường có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin theo quy định của pháp luật.

Hóa đơn điện tử hợp lệ phải có chữ ký điện tử

Hóa đơn điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán…

Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính”. Như vậy, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, nhưng bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người bán. => Khi hoá đơn điện tử bắt buộc áp dụng trong các doanh nghiệp đồng nghĩa với việc bắt buộc sử dụng chữ ký số.

Doanh nghiệp đăng ký, kê khai và nộp báo cáo BHXH điện tử cần có chữ ký số Theo quy định tại Quyết định 838/QĐ-BHXH bắt buộc doanh nghiệp/ cá nhân phải thực hiện việc đăng ký, kê khai, nộp báo cáo bảo hiểm điện tử.

Xu hướng phát triển của giao dịch điện tử

Cùng với sự phát triển của CNTT, giao dịch điện tử ngày càng trở lên phổ biến và phát triển, trong tương lai gần, đây sẽ là hình thức giao dịch chính của khách hàng cá nhân và khách hàng doanh nghiệp.

Mà chữ ký số được coi như con dấu điện tử của doanh nghiệp, là phương tiện đảm bảo xác thực cho giao dịch điện tử. Vì vậy, chữ ký số chính là điều kiện cần để các cá nhân, tổ chức. doanh nghiệp tiến hành giao dịch trên mạng Internet.

Lợi ích của ứng dụng chữ ký số trong doanh nghiệp

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc sử dụng chữ ký số trở thành nhu cầu thiết yếu. Vì CKS giúp các công ty tối ưu hóa quy trình làm việc của mình. Các văn bản, hợp đồng, văn bản là dạng điện tử. Các tổ chức không còn phải trả tiền cho việc in ấn, lưu trữ và tìm kiếm.

Ngoài ra, việc các công ty ứng dụng chữ ký số khi thực hiện các giao dịch thương mại điện tử sẽ dễ dàng hơn, vừa đảm bảo an toàn thông tin mà còn tiết kiệm công sức và thời gian trong việc truyền tải và thực hiện giao dịch.

Kết luận

Mặc dù còn mới đối với phần lớn các DN Việt Nam, nhưng chữ ký số đóng vai trò hết sức quan trọng đối với tương lai của thương mại điện tử và Chính phủ điện tử trong bối cảnh hội nhập kinh tế thế giới hiện nay.

Việc ứng dụng chữ ký số trong thương mại điện tử sẽ đem lại cho DN/cá nhân/tổ chức rất nhiều lợi ích, như: tiết kiệm chi phí giấy tờ, thời gian luân chuyển trong hoạt động quản lý công văn, giấy tờ, thư điện tử.

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ

19006625

Hotroca@fpt.com.vn

esign.fpt.com.vn